Blog para compartir temas de administración de proyectos, administración de propiedades, desarrollo inmobiliario, servicio y hotelería. Project Management, Property Management, Shopping Center Management, Real Estate Development, Service and Hospitality
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viernes, 29 de agosto de 2014
If You Lose Your Job, Remember This
Vale la pena leerlo, a todos nos puede pasar. Artículo en inglés en linkedin
https://www.linkedin.com/today/post/article/20140828112822-197220852-if-you-lose-your-job-remember-this?trk=tod-home-art-list-large_0
jueves, 28 de agosto de 2014
Presupuestos sobrepasados
Suele suceder que al final de un proyecto, el presupuesto ha sido sobrepasado.
Es más común de
lo que uno se imagina, el que proyectos de todo tamaño, aún los pequeños. Algunas
de las causas de esto pueden estar fuera de nuestro alcance, pero es muy
importante prestar especial atención a ciertas áreas o ciclos del proyecto para
disminuir el riesgo.
Esto puede deberse a muchas razones. Algunas de las
más relevantes son:
CRONOGRAMA. Para mí lo que hay que cuidar con más atención. En un proyecto el tiempo
es dinero. Así de sencillo.
Hay que tomar en
cuenta que aún cuando el cronograma esté dentro de lo planeado, esto no
significa que automáticamente estamos cumpliendo con el presupuesto. Pero si el
cronograma está atrasado, y el proyecto se extiende, esto significa más dinero.
Cómo minimizamos
este riesgo?
Durante la etapa
del proyecto más crítica: Planeamiento. Se deben planear las etapas con los
tiempos más realistas posibles, si el proyecto es muy grande y complejo,
partimos el planeamiento en fases críticas y luego las incorporamos al
cronograma general. Cualquier atraso empuja actividades en el tiempo llevándonos
a atrasos.
FINANCIAMIENTO ESCASO. Si no se planea muy bien desde el inicio, la
necesidad de efectivo del proyecto, esto nos lleva a atrasos que
automáticamente generan costos extras. El presupuesto y la proyección del flujo
de caja, son vitales y de especial cuidado. Siempre se debe tener una prevista
razonable para gastos imprevistos. De nuevo, la fase más crítica: planeamiento.
MALA ESTIMACION DE LOS COSTOS. Los costos que se estimen para cada
una de las actividades deben ser realizados por personas de experiencia en cada
área del proyecto, para ser luego incorporados al presupuesto general. Aquí
también funciona muy bien partir la estimación en varias áreas y luego
juntarlas. Mala estimación = mayor costo
COMPLEJIDAD DEL PROYECTO. Es peligroso subestimar la complejidad de proyectos
muy grandes o complicados. Esto nos puede llevar a la baja asignación de
recursos o presupuesto. De nuevo. Lo que mejor me ha funcionado, es partir en
varias fases el proyecto y trabajar en cada una por aparte.
BAJA ASIGNACION DE RECURSOS. Tomando en cuenta que los recursos de un proyecto son
de varios tipos (humanos, técnicos, etc.), hay que involucrar a los
profesionales de cada área y planear muy bien los recursos. Siempre tomando en
cuenta el alcance fijado por los propietarios. Si asignamos poca gente, o poco
equipo, o si le asignamos poco presupuesto al contratista de una obra, todas
estas serán razones que nos llevarán a un costo mayor.
CONTRATISTAS. A mi personalmente me gusta más asignar los contratos
de un proyecto con un precio llave en mano. Sin embargo, me ha tocado trabajar
bajo el sistema de administración por parte del contratista general.
Como este último
sistema es en base a un porcentaje del costo, adivine quién es el más
interesado en controlar?. O quién es el más interesado en qué el proyecto
cueste más?. Yo sé que no necesito contestarle.
Ayuda mucho
trabajar con contratistas que han probado ser de su confianza, aunque no
olvide, siguen siendo empresarios y hombres de negocios, su negocio es hacer
dinero.
Cambio y fuera
miércoles, 27 de agosto de 2014
Cuánto cobra un Project Manager?
Ante una consulta que me hizo un amigo sobre cuánto cobra un Project Manager para un proyecto de x millones, se me ocurre que es un buen tema para este blog.
Cuando estamos conceptualizando un proyecto inmobiliario surgen varias preguntas: quién va a coordinarlo? Quién prepara y controla el presupuesto general? Quién prepara y controla el cronograma? Quién hace las reuniones de coordinación? Quién coordina y controlo al equipo de trabajo? Quién tiene el conocimiento y destrezas? Etc, etc, etc.
Ante este
panorama es que se recurre a la figura del Project Manager. Por qué?
Los proyectos
medianos y grandes deben contar con una persona con la visión integral del
negocio, para que conduzca el inicio, planeamiento, ejecución, y cierre del
proyecto sin perder de vista la meta final de los propietarios. Cuanto antes se
integre mejor. Es el enlace entre los propietarios y todos los involucrados en
la parte técnica del proyecto.
Ojo, hay que
diferenciar bien. NO es la dirección
técnica, eso le corresponde a los diseñadores, contratistas, e inspección. ES la dirección general.
No quiero entrar
en un detalle del alcance del trabajo para no extenderme mucho, dejo esto para
otra publicación en este blog.
La mayoría de
los diseñadores y contratistas que conozco y con los que he trabajado, son
personas muy profesionales y muy honorables. Pero no hay que perder de vista
que ellos, como buenos empresarios que son, trabajan en procura de maximizar
sus utilidades. Es lo que es.
No es
conveniente dejar la administración del proyecto directamente a quién diseña o
construye. Debe haber un filtro que busque siempre cuidar los intereses de los
propietarios y que busque también que se logre una situación de ganar-ganar
para los involucrados. Que no pierda de vista la TIR o variables que se
esperan, y vele por los intereses comerciales del proyecto a la hora de tomar
decisiones en el día a día del proyecto.
También conozco
historias de horror de proyectos manejados sin project Manager, pero no vale la
pena hablar de ellas.
Habiendo dicho esto, a lo que nos
ocupa. Cuánto cobra un project manager?
Depende. Depende de qué? Del costo,
duración del proyecto, ubicación, y el alcance deseado por los propietarios.
No hay una “regla de dedo” en la cual
basarnos, pero usando como guía la encuesta del PMI de honorarios cobrados por
project managers en latinoamérica, en su octava edición, hice la siguiente tabla
de honorarios por año dependiendo del monto del proyecto:
En dólares, k=miles, tomo como base
de cálculo el monto superior.
Costo del proyecto
|
< $ 100 k
|
$ 100-499 k
|
$ 500-999 k
|
$ 1 mill - $ 10 mill
|
> $ 10 mill- 15 mill
|
Honorarios 1 año
|
$ 47,000
|
$56,000
|
$61,000
|
$66,000
|
$74,000
|
% que representa
|
47%
|
11%
|
6%
|
0,66%
|
0,50%
|
De esta tabla podemos sacar varias
conclusiones.
1.
Para
proyectos hasta $ 100 k, este rango de honorarios no es factible.
2.
Para
proyectos hasta $ 500 k, sigue siendo porcentualmente duro para el proyecto.
Sin embargo, al ser proyectos menos complejos, y a pesar de que cualquier
proyecto sin importar su tamaño lleva los mismos procesos mínimos, se puede
negociar el porcentaje ya que posiblemente el project manager no necesita estar
involucrado a tiempo completo.
3.
Para
proyectos hasta un millón, porcentualmente sigue elevado, se puede negociar.
4.
Para
arriba de $ 1 millón en donde el porcentaje empieza a tener congruencia con el
costo del proyecto. Tiene todo el sentido la contratación.
Yo diría que es
una buena base de referencia. Hay que recordar que esto no incluye gastos
reembolsables como viáticos, contabilidad del proyecto, o coordinación de las
ventas.
Yo he llevado
algunos proyectos en donde he coordinado también el mercadeo y ventas. Para
esto se negocia un porcentaje de las ventas adicional.
Normalmente se
negocia en base a un presupuesto preliminar estimado, y se fija una mensualidad
que solo será ajustada si hubiera un cambio de presupuesto de x %.
Es de suma importancia que el Project
Manager se incorpore desde la fase de inicio, para lo cual se puede negociar
una tarifa menor hasta que se entre a la etapa de planeamiento.
Cambio y fuera
Etiquetas:
administración de proyecto,
alcance,
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honorarios,
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project manager,
scope
Servicio lento: es responsable el cliente o usted?
Estaba leyendo este artículo, y me pareció interesante lo que encontró un restaurante después de contratar a un experto para investigar por qué reciben quejas de servicio lento constantemente. Léalo, está muy interesante porque refleja un cambio cultural que ha sufrido la sociedad y que está aquí para quedarse.
Viendo el resultado de la investigación se me ocurre una idea que tal vez no sea tan mala. Y puede ser que aplique para cualquier tipo de servicio en donde el tiempo de servicio es muchas veces lento por el comportamiento del cliente.
Comenté en el artículo que podrían contactar a la compañia que les vende el software de POS (punto de venta), para imprimir en los tiquetes de caja una breve bitácora en donde aparezcan los tiempos de servicio.
Ejemplo: Selección de menú (cliente): xx minutos Tiempo de orden: xx min Cancelación: xx min
No sé si será una buena idea, pero tal vez, solo tal vez, el cliente podrá observar sus tiempos de decisión y no se queje de un servicio lento al realizar en donde están los verdaderos atrasos. Lo ideal sería un poco de buenos modales y consideración, pero este es un problema mucho más complejo.
Dentro de este problema veo una oportunidad. Restaurantes: impriman su logotipo en los platos para que circulen en las redes sociales en las fotos de sus clientes. Mercadeo gratis.
Cambio y fuera.
http://themetapicture.com/people-kept-complaining-this-restaurant-sucked-look-what-they-found-out/
martes, 26 de agosto de 2014
Tips Power Point
Para los que no nos sentimos tan cómodos haciendo presentaciones. Encontré este artículo muy bueno. Está escrito en inglés.
http://www.businessinsider.com/most-common-presentation-mistakes-2014-8?utm_content=buffer3f3ee&utm_medium=social&utm_source=facebook.com&utm_campaign=buffer
http://www.businessinsider.com/most-common-presentation-mistakes-2014-8?utm_content=buffer3f3ee&utm_medium=social&utm_source=facebook.com&utm_campaign=buffer
lunes, 25 de agosto de 2014
Tecnología para agilizar la administración de proyectos
Tiempos modernos. Herramientas modernas.
Para nadie es un secreto que
muchas de las tareas diarias de la administración de proyectos consumen mucho
tiempo, y pueden ser tediosas.
Por suerte, la tecnología para
grandes y pequeñas empresas avanza diariamente. Estas tecnologías no solo
ayudan a minimizar el tiempo y costo, también a maximizar la eficiencia y
productividad. Debemos mantenernos actualizados si queremos ser administradores
eficientes. Algunas de esas tecnologías:
Teleconferencia
o videoconferencia.
No tan nueva, pero su uso no es tan frecuente como debería ser. Creo que es más
un tema cultural que de acceso a la tecnología.
El uso de esta herramienta puede
ahorrar incontables horas de traslados a reuniones de los participantes. Hace
que su reunión sea más eficiente, al enfocarse directamente en los temas de
reunión, sin las distracciones que generan las conversaciones casuales o
distracciones en las reuniones “en vivo”. Otra gran ventaja es que los
participantes tienden a ser más puntuales para estas reuniones virtuales, que
para las reuniones en persona.
No se pueden sustituir todas las
reuniones, pero utilize el método lo más posible.
Hay varios suplidores de estas
tecnologías: algunas son Adobe Connect, InterCall, Cisco WebEx meetings, etc.
Programas
de administración de proyectos. Indispensables para llevar en forma ordenada la información, y poder dar
seguimiento a las tareas de los proyectos. Algunos de los más usados son:
Es poderoso para su costo, y para mi
gusto su mayor utilidad es la creación y seguimiento de cronogramas en forma
muy completa. No me gusta tanto su función de presupuestación.
Es una buena herramienta de trabajo
en la nube. Su principal ventaja es que está muy orientada al trabajo en tiempo
real, ya que ofrece mensajería instantánea, edición de
documentos online y conferencia web en tiempo real. Accesible
desde cualquier punto.
Almacenamiento
de información en la nube. Tecnología
que también se ha convertido en indispensable. Al guardar la información en
servicios en la nube, los participantes del proyecto tienen acceso a ella desde
cualquier punto con conección a internet. También se evitan los problemas de
mandar por correo electrónico, documentos muy pesados en MB. Si no utiliza esta tecnología, debería pensar
en hacerlo. Algunas de ellas:
Cambio y fuera
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administración de proyectos,
aplicaciones,
apps,
costa rica,
meetings,
programas de cómputo,
project management,
reuniones,
software
Tips para una buena administración de proyectos
Lecturas, consejos recibidos, experiencias
acumuladas.
Planear,
planear, planear. Nada es tan importante en un proyecto como el planeamiento.
Aquí es cuando se toman las decisiones fundamentales para el proyecto, se
planean los recursos, y el alcance. Tome su tiempo. El tiempo invertido en esto
será de gran beneficio. Le evitará correcciones y gastos adicionales en gran medida.
Obtener
los requerimientos del cliente correctamente es crítico para el éxito del
proyecto.
Analice
bien los riesgos desde el principio. Tome acción para estar monitoreando.
Escoja
bien a su equipo de trabajo. Utilice la estructura detallada de trabajo (EDT/WBS)
para analizar las aptitudes que necesita de ellos.
Mantenga
motivado a su equipo. Corrija y empuje con firmeza, pero agradezca y tómelos en
cuenta. Un equipo integrado y motivado avanza mejor y más rápido.
Lleve
a cabo una reunión de lanzamiento del proyecto (kick off) bien preparada. Aquí
se dejan bien claras las espectativas del cliente y los alcances del proyecto.
La
meta de la etapa inicial es dejar clara la dirección que llevaremos, que
buscamos lograr, e identificar las restricciones o rutas críticas que
encontraremos.
El
equipo de trabajo involucrado debe revisar todos los entregables del proyecto
para que los entiendan y evitar errores, y mantener la confianza del cliente.
Entender
bien los alcances del proyecto eleva el compromiso del equipo para lograr las
metas.
Revise
constantemente el presupuesto con su equipo de trabajo para mantenerlo dentro
de lo establecido. Acomode sus recursos de inmediato si fuera necesario.
Los
proyecto son dinámicos. Siempre habrá cambios de diversos tipos. Manténgase alerta
y actúe.
Monitoree
el alcance del proyecto constantemente. A menudo tendrá que decir “no” al
cliente para mantenerse dentro del mismo.
El
cliente le informa directamente al “project manager” de cambios en el alcance o
situaciones que puedan modificar el plan del proyecto.
Si
el cliente solicita un cambio del alcance, asegúrese que se documente por
escrito y que todo su equipo de trabajo conozca y entienda los cambios.
El
cronograma, el presupuesto, y la lista de asuntos la mantiene el “project
manager” y es actualizada en conjunto con el equipo de trabajo.
El
usuario final es clave en determinar el éxito del proyecto. De ser posible
tómelo en cuenta y participelo.
Es
fundamental mantener una buena comunicación con el cliente y su equipo de
trabajo. Prepare un plan de comunicación y respételo.
Toda
la información o comunicación relevante debe pasar por el “project manager”,
esto debe quedar bien claro en la reunión de lanzamiento.
Analice
muy bien si está dando los recursos necesarios a su equipo de trabajo, para
lograr las metas.
No
se concentre únicamente en tiempo y costo. La calidad y la satisfacción del
cliente son muy importantes también.
Obtenga
lecciones aprendidas durante el proyecto para revisarlas con su equipo de
trabajo y el cliente.
Un
proyecto exitoso se logra cuando las necesidades del cliente y el usuario final
han sido satisfechas.
Administración
de proyectos es más acerca de administrar al cliente y sus necesidades. El
éxito empieza y termina aquí.
Cambio y fuera
Prepare su reunión con anterioridad.
Es una muy buena
idea presentarse a las reuniones de coordinación con su equipo de trabajo bien
preparado. Tal vez lo más importante, tratar de anticiparse a posibles
sorpresas que surjan y que conviertan la reunión en un caos de improvisación. Su reunión será más productiva.
Algunos consejos
para llegar preparado:
·
Cuál
es el objetivo de la reunión?
·
Cuál
es el resultado específico que desea en puntos relevantes? Acuerdo? Consenso?
Alertar? Seguimiento?
·
En
qué porcentaje ha avanzado el proyecto en relación a lo planeado?
·
Cuales
son los puntos prioritarios de la reunión?
·
Qué
está preocupando a los miembros de su equipo?
·
Qué
se está haciendo con respecto a estas preocupaciones?
·
Cómo
se siente el equipo de trabajo? Estresado? Fragmentado?
·
Qué
necesita por parte de los miembros de su equipo?
·
Qué
está funcionando muy bien en el proyecto?
·
Está
la comunicación fluyendo bien?
·
Qué
o quién necesita cambios en el equipo?
·
Se
están cumpliendo las espectativas del cliente?
·
Son
estas espectativas realistas?
Aparte de eso,
siempre lleve a su reunión un cronograma, y presupuesto actualizados.
Prepare la
agenda de la reunión en base a esta información y los puntos necesarios
específicos que haya que tratar. Mantenga el orden de la agenda y tome minuta
de la reunión. Realmente, llegar preparado aplica a cualquier tipo de reunión.
Cambio y fuera
“Revenue Management” 101. Concepto básico.
Me escribió una
persona que leyó mi publicación anterior haciendome algunas preguntas sobre “Revenue
Management” ya que nunca había oído el término. Así que aprovecho y explico
algunos conceptos muy básicos, ya que el tema puede dar para varias horas.
Empiezo por
explicar el concepto de una herramienta que es usada por la mayoría de hoteles,
Rent-a-Car, aerolíneas y compañías de crucero: es vender la habitación
indicada, al cliente indicado, al momento indicado, y al precio indicado. Suena
sencillo, verdad? No tanto.
Hay que hacer la tarea.
Esto quiere
decir que las empresas toman su inventario, y miden la demanda de reservas que
hay para determinado período (normalmente de alta demanda), analizan de donde
vienen las reservas, a qué precio, y por cuanto tiempo. Con estos datos
proceden a reservar espacios para venderlos a un precio mayor o menor en
ciertos días.
Esto logra dos
cosas. La primera es que aumenta su tarifa promedio al impedir que se hagan
reservas para diás especificos de alta demanda a un precio menor que el
determinado.
La segunda,
ayuda a promover ventas en determinados días de poca demanda o el inventario sobrante
en días de alta demanda. Con un buen programa, un hotel se asegura de vender un
mínimo de habitaciones a un precio que asegure sus gastos de operación y la
tarifa deseada.
A partir de ahí
empiezan a jugar con las tarifas para atraer más clientes y vender noches que
tienen desocupadas. Recuerde que una noche de hotel es un producto muy perecedero.
Si no se vende ese día, se pierde. Lo mismo aplica para muchas otras
industrias.
Es por esto que
al entrar a un portal de internet de un hotel para reservar, a usted le piden
la duración de la estadía. Ellos le confirman la reservación con el monto total,
y cuando usted realiza el pago al salir del hotel, puede notar la mayoría de
las veces que la tarifa cambia en varios de los días que usted estuvo
hospedado.
Es predecir su
demanda y optimizar el ingreso.
Las empresas
pequeñas, que no pueden justificar el gasto de un gerente de “revenue
management”, se pueden apoyar en programas de cómputo especializados en el
tema.
|
La empresa de
cruceros Royal Caribbean International tuvo un crecimiento del 300 % en sus
ingresos en un período de 4 años cuando empezó a utilizar esta técnica. Se
estima que el uso de la técnica le genera $ 100 millones al año a Marriott.
Puede ser que su
empresa no tenga el tamaño de estas corporaciones, pero en ciertas industrias,
es una herramienta moderna que no hay que dejar de utilizar.
En la industria
inmobiliaria, la cual es la otra que me apasiona, puede ser muy efectiva ya que
el programa de cómputo, además nos hace encontrar y tomar en consideración,
información relacionada con la competencia, tendencias de mercado, precios en
los alrededores, etc.. Esto genera una dinámica que nos lleva a optimizar las
tarifas y el inventario con la información adecuada.
Como dije en una
publicación anterior. El concepto además debe usarse también el fase de
planeamiento del inventario que va a ofrecer un proyecto inmobiliario. Debemos
optimizar el precio de renta por metro cuadrado haciendo diversos escenarios
con diferentes tamaños de unidades, las cuales se rentan a precios diferentes
debido a su tamaño. A partir de ahí, desarrollamos el proyecto. Es imperativo.
Cambio y fuera.
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