Presupuestos sobrepasados

Suele suceder que al final de un proyecto, el presupuesto ha sido sobrepasado. 

Es más común de lo que uno se imagina, el que proyectos de todo tamaño, aún los pequeños. Algunas de las causas de esto pueden estar fuera de nuestro alcance, pero es muy importante prestar especial atención a ciertas áreas o ciclos del proyecto para disminuir el riesgo.

Esto puede deberse a muchas razones. Algunas de las más relevantes son:

CRONOGRAMA. Para mí lo que hay que cuidar con más atención. En un proyecto el tiempo es dinero. Así de sencillo.

Hay que tomar en cuenta que aún cuando el cronograma esté dentro de lo planeado, esto no significa que automáticamente estamos cumpliendo con el presupuesto. Pero si el cronograma está atrasado, y el proyecto se extiende, esto significa más dinero.

Cómo minimizamos este riesgo?

Durante la etapa del proyecto más crítica: Planeamiento. Se deben planear las etapas con los tiempos más realistas posibles, si el proyecto es muy grande y complejo, partimos el planeamiento en fases críticas y luego las incorporamos al cronograma general. Cualquier atraso empuja actividades en el tiempo llevándonos a atrasos.

FINANCIAMIENTO ESCASO. Si no se planea muy bien desde el inicio, la necesidad de efectivo del proyecto, esto nos lleva a atrasos que automáticamente generan costos extras. El presupuesto y la proyección del flujo de caja, son vitales y de especial cuidado. Siempre se debe tener una prevista razonable para gastos imprevistos. De nuevo, la fase más crítica: planeamiento.

MALA ESTIMACION DE LOS COSTOS. Los costos que se estimen para cada una de las actividades deben ser realizados por personas de experiencia en cada área del proyecto, para ser luego incorporados al presupuesto general. Aquí también funciona muy bien partir la estimación en varias áreas y luego juntarlas. Mala estimación = mayor costo

COMPLEJIDAD DEL PROYECTO. Es peligroso subestimar la complejidad de proyectos muy grandes o complicados. Esto nos puede llevar a la baja asignación de recursos o presupuesto. De nuevo. Lo que mejor me ha funcionado, es partir en varias fases el proyecto y trabajar en cada una por aparte.

BAJA ASIGNACION DE RECURSOS. Tomando en cuenta que los recursos de un proyecto son de varios tipos (humanos, técnicos, etc.), hay que involucrar a los profesionales de cada área y planear muy bien los recursos. Siempre tomando en cuenta el alcance fijado por los propietarios. Si asignamos poca gente, o poco equipo, o si le asignamos poco presupuesto al contratista de una obra, todas estas serán razones que nos llevarán a un costo mayor.

CONTRATISTAS. A mi personalmente me gusta más asignar los contratos de un proyecto con un precio llave en mano. Sin embargo, me ha tocado trabajar bajo el sistema de administración por parte del contratista general.

Como este último sistema es en base a un porcentaje del costo, adivine quién es el más interesado en controlar?. O quién es el más interesado en qué el proyecto cueste más?. Yo sé que no necesito contestarle.

Ayuda mucho trabajar con contratistas que han probado ser de su confianza, aunque no olvide, siguen siendo empresarios y hombres de negocios, su negocio es hacer dinero.

Cambio y fuera

Cuánto cobra un Project Manager?

Ante una consulta que me hizo un amigo sobre cuánto cobra un Project Manager para un proyecto de x millones, se me ocurre que es un buen tema para este blog.

Cuando estamos conceptualizando un proyecto inmobiliario surgen varias preguntas: quién va a coordinarlo? Quién prepara y controla el presupuesto general? Quién prepara y controla el cronograma? Quién hace las reuniones de coordinación? Quién coordina y controlo al equipo de trabajo? Quién tiene el conocimiento y destrezas? Etc, etc, etc.

Ante este panorama es que se recurre a la figura del Project Manager. Por qué?

Los proyectos medianos y grandes deben contar con una persona con la visión integral del negocio, para que conduzca el inicio, planeamiento, ejecución, y cierre del proyecto sin perder de vista la meta final de los propietarios. Cuanto antes se integre mejor. Es el enlace entre los propietarios y todos los involucrados en la parte técnica del proyecto.

Ojo, hay que diferenciar bien. NO es la dirección técnica, eso le corresponde a los diseñadores, contratistas, e inspección. ES la dirección general.

No quiero entrar en un detalle del alcance del trabajo para no extenderme mucho, dejo esto para otra publicación en este blog.

La mayoría de los diseñadores y contratistas que conozco y con los que he trabajado, son personas muy profesionales y muy honorables. Pero no hay que perder de vista que ellos, como buenos empresarios que son, trabajan en procura de maximizar sus utilidades. Es lo que es.

No es conveniente dejar la administración del proyecto directamente a quién diseña o construye. Debe haber un filtro que busque siempre cuidar los intereses de los propietarios y que busque también que se logre una situación de ganar-ganar para los involucrados. Que no pierda de vista la TIR o variables que se esperan, y vele por los intereses comerciales del proyecto a la hora de tomar decisiones en el día a día del proyecto.

También conozco historias de horror de proyectos manejados sin project Manager, pero no vale la pena hablar de ellas.

Habiendo dicho esto, a lo que nos ocupa. Cuánto cobra un project manager?

Depende. Depende de qué? Del costo, duración del proyecto, ubicación, y el alcance deseado por los propietarios.

No hay una “regla de dedo” en la cual basarnos, pero usando como guía la encuesta del PMI de honorarios cobrados por project managers en latinoamérica, en su octava edición, hice la siguiente tabla de honorarios por año dependiendo del monto del proyecto:

En dólares, k=miles, tomo como base de cálculo el monto superior.

Costo del proyecto	< $ 100 k	$ 100-499 k	$ 500-999 k	$ 1 mill - $ 10 mill	> $ 10 mill- 15 mill
Honorarios 1 año	$ 47,000	$56,000	$61,000	$66,000	$74,000
% que representa	47%	11%	6%	0,66%	0,50%

De esta tabla podemos sacar varias conclusiones.

1.      Para proyectos hasta $ 100 k, este rango de honorarios no es factible.

2.      Para proyectos hasta $ 500 k, sigue siendo porcentualmente duro para el proyecto. Sin embargo, al ser proyectos menos complejos, y a pesar de que cualquier proyecto sin importar su tamaño lleva los mismos procesos mínimos, se puede negociar el porcentaje ya que posiblemente el project manager no necesita estar involucrado a tiempo completo.

3.      Para proyectos hasta un millón, porcentualmente sigue elevado, se puede negociar.

4.      Para arriba de $ 1 millón en donde el porcentaje empieza a tener congruencia con el costo del proyecto. Tiene todo el sentido la contratación.

Yo diría que es una buena base de referencia. Hay que recordar que esto no incluye gastos reembolsables como viáticos, contabilidad del proyecto, o coordinación de las ventas.

Yo he llevado algunos proyectos en donde he coordinado también el mercadeo y ventas. Para esto se negocia un porcentaje de las ventas adicional.

Normalmente se negocia en base a un presupuesto preliminar estimado, y se fija una mensualidad que solo será ajustada si hubiera un cambio de presupuesto de x %.

Es de suma importancia que el Project Manager se incorpore desde la fase de inicio, para lo cual se puede negociar una tarifa menor hasta que se entre a la etapa de planeamiento.

Cambio y fuera