Resumen del alcance de nuestros servicios en administración de proyectos

 

     Lo que contemplan nuestros servicios.

Administración general.                     

- Coordinación y enlace entre los propietarios y profesionales involucrados para    la definición del alcance del proyecto.

-  Establecimiento con los propietarios de las metas y alcance del proyecto.

-  Coordinación de la reunión de lanzamiento (kick off).

-  Elaboración del organigrama del proyecto.

-  Elaboración de la estructura detallada de trabajo (EDT).

-  Establecer los tipos de reunión y participantes de las reuniones necesarias.

- Elaboración de agendas y minutas de reuniones de coordinación y Junta Directiva.

- Elaboración, control, y ajuste del cronograma del proyecto.

- Elaboración, control, y ajuste del presupuesto general del proyecto.

- Elaboración del flujo de caja proyectado del proyecto.

- Participación en reuniones de Junta Directiva o Comité Ejecutivo.

Planeamiento.

- Coordinación y participación en el proceso de licitación u oferta de servicios   de los consultores a participar en el proyecto.

- Elaboración de las guías de diseño (design brief).

- Coordinación de la etapa de diseño.

- Coordinación y participación en la elaboración del diseño de sitio.

- Coordinación y participación en la elaboración de los planos constructivos.

- Asistencia en los trámites de obtención de los permisos constructivos.

- Coordinación y participación en la elaboración del esquema legal del               proyecto.

- Coordinación y participación en la elaboración de las proyecciones financieras del proyecto, y la          obtención de capital.

- Coordinación y participación en redacción de reglamentos de condominio y presupuesto de                 operación proyectado del proyecto. Determinación de la cuota de mantenimiento.

- Elaboración del diagrama de flujo de información y aprobación de documentos.

Ejecución y cierre.

- Coordinación y participación en el proceso de licitación u oferta de          servicios de loscontratistas a participar en el proyecto.

- Coordinación de la elaboración del presupuesto de construcción por         parte de loscontratistas para ser incorporado al presupuesto general.

- Control del presupuesto del proyecto.

- Coordinación de la contabilidad del proyecto.

- Coordinación con la dirección técnica del proyecto.

- Coordinación de los contratistas involucrados en el proyecto.

- Supervisión de la inspección técnica del proyecto.

- Control de la calidad de acuerdo a especificaciones.

- Control de cambios en el alcance del proyecto.

- Control del avance del cronograma.

- Recibo de obras y elaboración del “Punch List”.

- Recibo oficial de obras.

- Entrega de proyecto a los propietarios.

- Entrega a propietarios o usuarios finales de unidades.

Mercadeo y Ventas.

- Elaboración y control del presupuesto de mercadeo y ventas.

- Coordinación de la elaboración del plan de mercadeo.

- Coordinación de la elaboración del plan de medios.

- Coordinación y participación en elaboración de documentos             legales de ventas.

- Supervisión y participación en proceso de ventas.

Consultorías.

Adicionalmente podemos contratar consultorías específicas en las áreas de planeamiento, proyección de presupuestos, cronogramas, o asistencia a Juntas Directivas o Comités Ejecutivos. Sin importar la ubicación o país.

Usamos las más modernas herramientas tecnológicas para el control, comunicación, y monitoreo de nuestros proyectos.

  

Presupuestos sobrepasados

Suele suceder que al final de un proyecto, el presupuesto ha sido sobrepasado. 

Es más común de lo que uno se imagina, el que proyectos de todo tamaño, aún los pequeños. Algunas de las causas de esto pueden estar fuera de nuestro alcance, pero es muy importante prestar especial atención a ciertas áreas o ciclos del proyecto para disminuir el riesgo.

Esto puede deberse a muchas razones. Algunas de las más relevantes son:

CRONOGRAMA. Para mí lo que hay que cuidar con más atención. En un proyecto el tiempo es dinero. Así de sencillo.

Hay que tomar en cuenta que aún cuando el cronograma esté dentro de lo planeado, esto no significa que automáticamente estamos cumpliendo con el presupuesto. Pero si el cronograma está atrasado, y el proyecto se extiende, esto significa más dinero.

Cómo minimizamos este riesgo?

Durante la etapa del proyecto más crítica: Planeamiento. Se deben planear las etapas con los tiempos más realistas posibles, si el proyecto es muy grande y complejo, partimos el planeamiento en fases críticas y luego las incorporamos al cronograma general. Cualquier atraso empuja actividades en el tiempo llevándonos a atrasos.

FINANCIAMIENTO ESCASO. Si no se planea muy bien desde el inicio, la necesidad de efectivo del proyecto, esto nos lleva a atrasos que automáticamente generan costos extras. El presupuesto y la proyección del flujo de caja, son vitales y de especial cuidado. Siempre se debe tener una prevista razonable para gastos imprevistos. De nuevo, la fase más crítica: planeamiento.

MALA ESTIMACION DE LOS COSTOS. Los costos que se estimen para cada una de las actividades deben ser realizados por personas de experiencia en cada área del proyecto, para ser luego incorporados al presupuesto general. Aquí también funciona muy bien partir la estimación en varias áreas y luego juntarlas. Mala estimación = mayor costo

COMPLEJIDAD DEL PROYECTO. Es peligroso subestimar la complejidad de proyectos muy grandes o complicados. Esto nos puede llevar a la baja asignación de recursos o presupuesto. De nuevo. Lo que mejor me ha funcionado, es partir en varias fases el proyecto y trabajar en cada una por aparte.

BAJA ASIGNACION DE RECURSOS. Tomando en cuenta que los recursos de un proyecto son de varios tipos (humanos, técnicos, etc.), hay que involucrar a los profesionales de cada área y planear muy bien los recursos. Siempre tomando en cuenta el alcance fijado por los propietarios. Si asignamos poca gente, o poco equipo, o si le asignamos poco presupuesto al contratista de una obra, todas estas serán razones que nos llevarán a un costo mayor.

CONTRATISTAS. A mi personalmente me gusta más asignar los contratos de un proyecto con un precio llave en mano. Sin embargo, me ha tocado trabajar bajo el sistema de administración por parte del contratista general.

Como este último sistema es en base a un porcentaje del costo, adivine quién es el más interesado en controlar?. O quién es el más interesado en qué el proyecto cueste más?. Yo sé que no necesito contestarle.

Ayuda mucho trabajar con contratistas que han probado ser de su confianza, aunque no olvide, siguen siendo empresarios y hombres de negocios, su negocio es hacer dinero.

Cambio y fuera

Cuánto cobra un Project Manager?

Ante una consulta que me hizo un amigo sobre cuánto cobra un Project Manager para un proyecto de x millones, se me ocurre que es un buen tema para este blog.

Cuando estamos conceptualizando un proyecto inmobiliario surgen varias preguntas: quién va a coordinarlo? Quién prepara y controla el presupuesto general? Quién prepara y controla el cronograma? Quién hace las reuniones de coordinación? Quién coordina y controlo al equipo de trabajo? Quién tiene el conocimiento y destrezas? Etc, etc, etc.

Ante este panorama es que se recurre a la figura del Project Manager. Por qué?

Los proyectos medianos y grandes deben contar con una persona con la visión integral del negocio, para que conduzca el inicio, planeamiento, ejecución, y cierre del proyecto sin perder de vista la meta final de los propietarios. Cuanto antes se integre mejor. Es el enlace entre los propietarios y todos los involucrados en la parte técnica del proyecto.

Ojo, hay que diferenciar bien. NO es la dirección técnica, eso le corresponde a los diseñadores, contratistas, e inspección. ES la dirección general.

No quiero entrar en un detalle del alcance del trabajo para no extenderme mucho, dejo esto para otra publicación en este blog.

La mayoría de los diseñadores y contratistas que conozco y con los que he trabajado, son personas muy profesionales y muy honorables. Pero no hay que perder de vista que ellos, como buenos empresarios que son, trabajan en procura de maximizar sus utilidades. Es lo que es.

No es conveniente dejar la administración del proyecto directamente a quién diseña o construye. Debe haber un filtro que busque siempre cuidar los intereses de los propietarios y que busque también que se logre una situación de ganar-ganar para los involucrados. Que no pierda de vista la TIR o variables que se esperan, y vele por los intereses comerciales del proyecto a la hora de tomar decisiones en el día a día del proyecto.

También conozco historias de horror de proyectos manejados sin project Manager, pero no vale la pena hablar de ellas.

Habiendo dicho esto, a lo que nos ocupa. Cuánto cobra un project manager?

Depende. Depende de qué? Del costo, duración del proyecto, ubicación, y el alcance deseado por los propietarios.

No hay una “regla de dedo” en la cual basarnos, pero usando como guía la encuesta del PMI de honorarios cobrados por project managers en latinoamérica, en su octava edición, hice la siguiente tabla de honorarios por año dependiendo del monto del proyecto:

En dólares, k=miles, tomo como base de cálculo el monto superior.

Costo del proyecto	< $ 100 k	$ 100-499 k	$ 500-999 k	$ 1 mill - $ 10 mill	> $ 10 mill- 15 mill
Honorarios 1 año	$ 47,000	$56,000	$61,000	$66,000	$74,000
% que representa	47%	11%	6%	0,66%	0,50%

De esta tabla podemos sacar varias conclusiones.

1.      Para proyectos hasta $ 100 k, este rango de honorarios no es factible.

2.      Para proyectos hasta $ 500 k, sigue siendo porcentualmente duro para el proyecto. Sin embargo, al ser proyectos menos complejos, y a pesar de que cualquier proyecto sin importar su tamaño lleva los mismos procesos mínimos, se puede negociar el porcentaje ya que posiblemente el project manager no necesita estar involucrado a tiempo completo.

3.      Para proyectos hasta un millón, porcentualmente sigue elevado, se puede negociar.

4.      Para arriba de $ 1 millón en donde el porcentaje empieza a tener congruencia con el costo del proyecto. Tiene todo el sentido la contratación.

Yo diría que es una buena base de referencia. Hay que recordar que esto no incluye gastos reembolsables como viáticos, contabilidad del proyecto, o coordinación de las ventas.

Yo he llevado algunos proyectos en donde he coordinado también el mercadeo y ventas. Para esto se negocia un porcentaje de las ventas adicional.

Normalmente se negocia en base a un presupuesto preliminar estimado, y se fija una mensualidad que solo será ajustada si hubiera un cambio de presupuesto de x %.

Es de suma importancia que el Project Manager se incorpore desde la fase de inicio, para lo cual se puede negociar una tarifa menor hasta que se entre a la etapa de planeamiento.

Cambio y fuera

Tecnología para agilizar la administración de proyectos

Tiempos modernos. Herramientas modernas.

Para nadie es un secreto que muchas de las tareas diarias de la administración de proyectos consumen mucho tiempo, y pueden ser tediosas.

Por suerte, la tecnología para grandes y pequeñas empresas avanza diariamente. Estas tecnologías no solo ayudan a minimizar el tiempo y costo, también a maximizar la eficiencia y productividad. Debemos mantenernos actualizados si queremos ser administradores eficientes. Algunas de esas tecnologías:

Teleconferencia o videoconferencia. No tan nueva, pero su uso no es tan frecuente como debería ser. Creo que es más un tema cultural que de acceso a la tecnología.

El uso de esta herramienta puede ahorrar incontables horas de traslados a reuniones de los participantes. Hace que su reunión sea más eficiente, al enfocarse directamente en los temas de reunión, sin las distracciones que generan las conversaciones casuales o distracciones en las reuniones “en vivo”. Otra gran ventaja es que los participantes tienden a ser más puntuales para estas reuniones virtuales, que para las reuniones en persona.

No se pueden sustituir todas las reuniones, pero utilize el método lo más posible.

Hay varios suplidores de estas tecnologías: algunas son Adobe Connect, InterCall, Cisco WebEx meetings, etc.

Programas de administración de proyectos. Indispensables para llevar en forma ordenada la información, y poder dar seguimiento a las tareas de los proyectos. Algunos de los más usados son:

Es poderoso para su costo, y para mi gusto su mayor utilidad es la creación y seguimiento de cronogramas en forma muy completa. No me gusta tanto su función de presupuestación.

 

Es posiblemente la más sencilla y amigable. Tiene un diseño impecable, su interfaz visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros. Incluye también cronograma y un calendario. Es posible responder a las discusiones desde el email. 

Es una buena herramienta de trabajo en la nube. Su principal ventaja es que está muy orientada al trabajo en tiempo real, ya que ofrece mensajería instantánea, edición de documentos online y conferencia web en tiempo real. Accesible desde cualquier punto.

Antes llamada TEAMBOX. Al igual que BaseCamp, es una de las herramientas más fáciles y amigables de usar. Es muy útil para organizar proyectos colaborativos. Ayuda a gestionar muy fácilmente la importancia y prioridad de las tareas, y permite que los participantes envíen actualizaciones sobre el progreso del proyecto.

Almacenamiento de información en la nube. Tecnología que también se ha convertido en indispensable. Al guardar la información en servicios en la nube, los participantes del proyecto tienen acceso a ella desde cualquier punto con conección a internet. También se evitan los problemas de mandar por correo electrónico, documentos muy pesados en MB.  Si no utiliza esta tecnología, debería pensar en hacerlo. Algunas de ellas:

                     

 

 

Cambio y fuera

Tips para una buena administración de proyectos

Lecturas, consejos recibidos, experiencias acumuladas.

      Planear, planear, planear. Nada es tan importante en un proyecto como el planeamiento. Aquí es cuando se toman las decisiones fundamentales para el proyecto, se planean los recursos, y el alcance. Tome su tiempo. El tiempo invertido en esto será de gran beneficio. Le evitará correcciones y gastos adicionales en gran medida.

      Obtener los requerimientos del cliente correctamente es crítico para el éxito del proyecto.

      Analice bien los riesgos desde el principio. Tome acción para estar monitoreando.

      Escoja bien a su equipo de trabajo. Utilice la estructura detallada de trabajo (EDT/WBS) para analizar las aptitudes que necesita de ellos.

      Mantenga motivado a su equipo. Corrija y empuje con firmeza, pero agradezca y tómelos en cuenta. Un equipo integrado y motivado avanza mejor y más rápido.

      Lleve a cabo una reunión de lanzamiento del proyecto (kick off) bien preparada. Aquí se dejan bien claras las espectativas del cliente y los alcances del proyecto.

      La meta de la etapa inicial es dejar clara la dirección que llevaremos, que buscamos lograr, e identificar las restricciones o rutas críticas que encontraremos.

      El equipo de trabajo involucrado debe revisar todos los entregables del proyecto para que los entiendan y evitar errores, y mantener la confianza del cliente.

      Entender bien los alcances del proyecto eleva el compromiso del equipo para lograr las metas.

      Revise constantemente el presupuesto con su equipo de trabajo para mantenerlo dentro de lo establecido. Acomode sus recursos de inmediato si fuera necesario.

      Los proyecto son dinámicos. Siempre habrá cambios de diversos tipos. Manténgase alerta y actúe.

      Monitoree el alcance del proyecto constantemente. A menudo tendrá que decir “no” al cliente para mantenerse dentro del mismo.

      El cliente le informa directamente al “project manager” de cambios en el alcance o situaciones que puedan modificar el plan del proyecto.

      Si el cliente solicita un cambio del alcance, asegúrese que se documente por escrito y que todo su equipo de trabajo conozca y entienda los cambios.

      El cronograma, el presupuesto, y la lista de asuntos la mantiene el “project manager” y es actualizada en conjunto con el equipo de trabajo.

      El usuario final es clave en determinar el éxito del proyecto. De ser posible tómelo en cuenta y participelo.

      Es fundamental mantener una buena comunicación con el cliente y su equipo de trabajo. Prepare un plan de comunicación y respételo.

      Toda la información o comunicación relevante debe pasar por el “project manager”, esto debe quedar bien claro en la reunión de lanzamiento.

      Analice muy bien si está dando los recursos necesarios a su equipo de trabajo, para lograr las metas.

      No se concentre únicamente en tiempo y costo. La calidad y la satisfacción del cliente son muy importantes también.

      Obtenga lecciones aprendidas durante el proyecto para revisarlas con su equipo de trabajo y el cliente.

      Un proyecto exitoso se logra cuando las necesidades del cliente y el usuario final han sido satisfechas.

      Administración de proyectos es más acerca de administrar al cliente y sus necesidades. El éxito empieza y termina aquí.

Cambio y fuera