Resumen del alcance de nuestros servicios en administración de proyectos

 

     Lo que contemplan nuestros servicios.

Administración general.                     

- Coordinación y enlace entre los propietarios y profesionales involucrados para    la definición del alcance del proyecto.

-  Establecimiento con los propietarios de las metas y alcance del proyecto.

-  Coordinación de la reunión de lanzamiento (kick off).

-  Elaboración del organigrama del proyecto.

-  Elaboración de la estructura detallada de trabajo (EDT).

-  Establecer los tipos de reunión y participantes de las reuniones necesarias.

- Elaboración de agendas y minutas de reuniones de coordinación y Junta Directiva.

- Elaboración, control, y ajuste del cronograma del proyecto.

- Elaboración, control, y ajuste del presupuesto general del proyecto.

- Elaboración del flujo de caja proyectado del proyecto.

- Participación en reuniones de Junta Directiva o Comité Ejecutivo.

Planeamiento.

- Coordinación y participación en el proceso de licitación u oferta de servicios   de los consultores a participar en el proyecto.

- Elaboración de las guías de diseño (design brief).

- Coordinación de la etapa de diseño.

- Coordinación y participación en la elaboración del diseño de sitio.

- Coordinación y participación en la elaboración de los planos constructivos.

- Asistencia en los trámites de obtención de los permisos constructivos.

- Coordinación y participación en la elaboración del esquema legal del               proyecto.

- Coordinación y participación en la elaboración de las proyecciones financieras del proyecto, y la          obtención de capital.

- Coordinación y participación en redacción de reglamentos de condominio y presupuesto de                 operación proyectado del proyecto. Determinación de la cuota de mantenimiento.

- Elaboración del diagrama de flujo de información y aprobación de documentos.

Ejecución y cierre.

- Coordinación y participación en el proceso de licitación u oferta de          servicios de loscontratistas a participar en el proyecto.

- Coordinación de la elaboración del presupuesto de construcción por         parte de loscontratistas para ser incorporado al presupuesto general.

- Control del presupuesto del proyecto.

- Coordinación de la contabilidad del proyecto.

- Coordinación con la dirección técnica del proyecto.

- Coordinación de los contratistas involucrados en el proyecto.

- Supervisión de la inspección técnica del proyecto.

- Control de la calidad de acuerdo a especificaciones.

- Control de cambios en el alcance del proyecto.

- Control del avance del cronograma.

- Recibo de obras y elaboración del “Punch List”.

- Recibo oficial de obras.

- Entrega de proyecto a los propietarios.

- Entrega a propietarios o usuarios finales de unidades.

Mercadeo y Ventas.

- Elaboración y control del presupuesto de mercadeo y ventas.

- Coordinación de la elaboración del plan de mercadeo.

- Coordinación de la elaboración del plan de medios.

- Coordinación y participación en elaboración de documentos             legales de ventas.

- Supervisión y participación en proceso de ventas.

Consultorías.

Adicionalmente podemos contratar consultorías específicas en las áreas de planeamiento, proyección de presupuestos, cronogramas, o asistencia a Juntas Directivas o Comités Ejecutivos. Sin importar la ubicación o país.

Usamos las más modernas herramientas tecnológicas para el control, comunicación, y monitoreo de nuestros proyectos.

  

Claridad, Colaboración: pasos básicos para un buen PM. A tiempo, en costo, y lo que acordamos.

Un proyecto necesita ciertos pasos y procesos básicos, para estandarizar una estructura que evite desvíos debidos a las diferentes percepciones y personalidades de los participantes.

Prepare su estructura con reglas simples que cualquiera pueda entender, y defina las herramientas o aplicaciones que se usarán. Esto evitará que cada integrante tome su propio rumbo, alejándose del plan del equipo.

1.      Establecer el alcance claramente.

Asegúrese que el alcance sea claramente definido en el documento llamado: Alcance Interno de Proyecto. Recuerde que la satisfacción del cliente es primordial para el éxito. Este debe incluir:

·         Quién es el cliente? Incluyendo página web del mismo.

·         La persona a cargo del proyecto por parte del cliente.

·         El organigrama del proyecto.

·         Qué es el proyecto?

·         Cuál es la meta principal?

·         Cuál es el cronograma? Está holgado en caso de imprevistos? Hay presión de tiempo?

2.      Clarificación del contrato.

·         Alcances.

·         Quién mantiene la copia firmada?.

·         Nombres e información de contacto de los miembros del equipo de trabajo.

·         Se requiere firma de acuerdo de condidencialidad de los miembros del equipo de trabajo?.

·         Quienes son los diseñadores y contratistas del proyecto?.

3.      Almacenamiento de información y organización.

·         Preparar otro documento que se llama: Información Interna. Este explicará adonde se almacenará la información del proyecto. Copias físicas, Dropbox, etc.

·         En caso de usar herramientas en la nube (Dropbox), quienes tendrán acceso a la información?.

·         Quién administra estás herramientas?

·         Deberá el cliente tener un archivo aparte?

4.      Pagos.

·         Procedimiento de pagos de conttratistas y el  cliente.

·         Todos están enterados?

·         Está el departamento de contabilidad enterado del proceso?

5.      Presupuesto.

·         Muchas veces el presupuesto entero no es mostrado a todos los involucrados. Establecer esto teniendo presente, que a mayor transparencia con el equipo de trabajo, mejores resultados.

·         Hay presión presupuestaria?

·         Hay partida de gastos imprevistos? Quién los autoriza?

6.      Lanzamiento.

·         Está preparada toda la información necesaria para la reunión interna de lanzamiento?

·         Está la agenda preparada?

·         Está preparada toda la información necesaria para la reunión con el cliente?

·         Asegúrese que todos los participantes relevantes estén incluídos en la agenda para que puedan exponer su área.

·         Asegúrese que esta reunión con el cliente sea una sesión de trabajo. Aquí se definirán puntos fundamentales para el proyecto.

7.      Comunicación y Organización.

·         Decidió ya los canales de comunicación? Está lista la cuenta de Dropbox, Skype, o el grupo de WhatsApp?

·         Tiene listo un resúmen creativo del proyecto?

·         Qué nombre se le pondrán a los archivos compartidos? Una buena idea es nombrarlos con el nombre del proyecto y sub-archivos por áreas.

·         Cuáles documentos están organizados y qué hace falta del cliente?

·         Entiende cómo quiere el cliente los reportes del proyecto?

·         Están los formatos y plantillas a usar listos?

·         Están fijadas las fechas y horas de las reuniones de seguimiento?

·         Está lista la información de contactos en Dropbox para que la puedan acceder todos los participantes?

·         Cual proyecto es similar a este?  Úselo de referencia y analícelo con su equipo para ver las similitudes y buenas experiencias.

Cambio y fuera

Cuánto cobra un Project Manager?

Ante una consulta que me hizo un amigo sobre cuánto cobra un Project Manager para un proyecto de x millones, se me ocurre que es un buen tema para este blog.

Cuando estamos conceptualizando un proyecto inmobiliario surgen varias preguntas: quién va a coordinarlo? Quién prepara y controla el presupuesto general? Quién prepara y controla el cronograma? Quién hace las reuniones de coordinación? Quién coordina y controlo al equipo de trabajo? Quién tiene el conocimiento y destrezas? Etc, etc, etc.

Ante este panorama es que se recurre a la figura del Project Manager. Por qué?

Los proyectos medianos y grandes deben contar con una persona con la visión integral del negocio, para que conduzca el inicio, planeamiento, ejecución, y cierre del proyecto sin perder de vista la meta final de los propietarios. Cuanto antes se integre mejor. Es el enlace entre los propietarios y todos los involucrados en la parte técnica del proyecto.

Ojo, hay que diferenciar bien. NO es la dirección técnica, eso le corresponde a los diseñadores, contratistas, e inspección. ES la dirección general.

No quiero entrar en un detalle del alcance del trabajo para no extenderme mucho, dejo esto para otra publicación en este blog.

La mayoría de los diseñadores y contratistas que conozco y con los que he trabajado, son personas muy profesionales y muy honorables. Pero no hay que perder de vista que ellos, como buenos empresarios que son, trabajan en procura de maximizar sus utilidades. Es lo que es.

No es conveniente dejar la administración del proyecto directamente a quién diseña o construye. Debe haber un filtro que busque siempre cuidar los intereses de los propietarios y que busque también que se logre una situación de ganar-ganar para los involucrados. Que no pierda de vista la TIR o variables que se esperan, y vele por los intereses comerciales del proyecto a la hora de tomar decisiones en el día a día del proyecto.

También conozco historias de horror de proyectos manejados sin project Manager, pero no vale la pena hablar de ellas.

Habiendo dicho esto, a lo que nos ocupa. Cuánto cobra un project manager?

Depende. Depende de qué? Del costo, duración del proyecto, ubicación, y el alcance deseado por los propietarios.

No hay una “regla de dedo” en la cual basarnos, pero usando como guía la encuesta del PMI de honorarios cobrados por project managers en latinoamérica, en su octava edición, hice la siguiente tabla de honorarios por año dependiendo del monto del proyecto:

En dólares, k=miles, tomo como base de cálculo el monto superior.

Costo del proyecto	< $ 100 k	$ 100-499 k	$ 500-999 k	$ 1 mill - $ 10 mill	> $ 10 mill- 15 mill
Honorarios 1 año	$ 47,000	$56,000	$61,000	$66,000	$74,000
% que representa	47%	11%	6%	0,66%	0,50%

De esta tabla podemos sacar varias conclusiones.

1.      Para proyectos hasta $ 100 k, este rango de honorarios no es factible.

2.      Para proyectos hasta $ 500 k, sigue siendo porcentualmente duro para el proyecto. Sin embargo, al ser proyectos menos complejos, y a pesar de que cualquier proyecto sin importar su tamaño lleva los mismos procesos mínimos, se puede negociar el porcentaje ya que posiblemente el project manager no necesita estar involucrado a tiempo completo.

3.      Para proyectos hasta un millón, porcentualmente sigue elevado, se puede negociar.

4.      Para arriba de $ 1 millón en donde el porcentaje empieza a tener congruencia con el costo del proyecto. Tiene todo el sentido la contratación.

Yo diría que es una buena base de referencia. Hay que recordar que esto no incluye gastos reembolsables como viáticos, contabilidad del proyecto, o coordinación de las ventas.

Yo he llevado algunos proyectos en donde he coordinado también el mercadeo y ventas. Para esto se negocia un porcentaje de las ventas adicional.

Normalmente se negocia en base a un presupuesto preliminar estimado, y se fija una mensualidad que solo será ajustada si hubiera un cambio de presupuesto de x %.

Es de suma importancia que el Project Manager se incorpore desde la fase de inicio, para lo cual se puede negociar una tarifa menor hasta que se entre a la etapa de planeamiento.

Cambio y fuera