En todo proyecto hay dos tipos de
reportes que se deben planear. Hacia arriba: los reportes de avance que se dan
a los propietarios o clientes, y hacia abajo: los reportes que debe usted
recibir de los miembros del equipo involucrados en el proyecto. El planeamiento
de esta comunicación es crucial para el éxito.
Los reportes al propietario o cliente del proyecto. Para estos no se debe perder la perspectiva de que la
mayoría de las veces, estos no están involucrados en el día a día de la
ejecución del proyecto. Normalmente tienen otras empresas, trabajo, viajes,
compromisos, y obligaciones que atender. Y hay un común denominador: no manejan
el lenguaje técnico de las gráficas de Gantt de seguimiento, rutas críticas, y
ciertamente no tienen el interés ni el tiempo para analizar presupuestos
extensos de cientos de líneas.
Aunque todo lo anterior es
indispensable para el correcto seguimiento y control de un proyecto, estos
incluyen demasiado detalle y no se debe uno perder en un mar de lenguaje
técnico. Estas personas por lo general lo que necesitan saber es: cómo va el
proyecto? Cómo va el presupuesto? Se necesita intervenir? Necesitan algo de mi?
Normalmente basta con una hoja de
Excel con un resumido por áreas del control de presupuesto, avance de
cronograma, análisis de riesgos, y ojalá con gráficos que ilustren los avances
y variaciones. Posiblemente un archivo de MS Project en este nivel lleve a
confusión.
Los reportes a y desde su equipo de trabajo. En estos si vamos a entrar al detalle técnico que sea necesario para un
correcto seguimiento y control del proyecto. Pero recuerde, todos estamos
ocupados, y lo menos que necesita el proyecto es que nos pasemos horas y horas
encerrados en reuniones, o preparando y leyendo reportes. Necesitamos tiempo
para trabajar.
Los propietarios o clientes casi
siempre saber qué esperar de un reporte, y la mayoría de los “project managers”
saben qué debería ir en los reportes de estatus. Sin embargo, es de vital
importancia el diseño del plan de comunicación al inicio del proyecto. Deben
quedar muy claros los tipos de reportes, el nivel de detalle, la frecuencia,
las fuentes de información, los destinatarios, los canales de distribución.
Manténgalo lo más simple posible.
Si usted envía un reporte no quiere que la persona piense: y qué hago con toda
esta información? Los reportes son herramientas prácticas que nos permiten hacer
nuestro trabajo, analizar si todo marcha como queremos, o si necesitamos tomar
acciones correctivas, no una demostración de lenguaje técnico o destrezas de Excel.
Cambio y fuera
