Reuniones: arma de doble filo

Excelente artículo de El Financiero sobre un problema muy común en las empresas.

Identifique y elimine la "reunionitis" en la empresa

Claridad, Colaboración: pasos básicos para un buen PM. A tiempo, en costo, y lo que acordamos.

Un proyecto necesita ciertos pasos y procesos básicos, para estandarizar una estructura que evite desvíos debidos a las diferentes percepciones y personalidades de los participantes.

Prepare su estructura con reglas simples que cualquiera pueda entender, y defina las herramientas o aplicaciones que se usarán. Esto evitará que cada integrante tome su propio rumbo, alejándose del plan del equipo.

1.      Establecer el alcance claramente.

Asegúrese que el alcance sea claramente definido en el documento llamado: Alcance Interno de Proyecto. Recuerde que la satisfacción del cliente es primordial para el éxito. Este debe incluir:

·         Quién es el cliente? Incluyendo página web del mismo.

·         La persona a cargo del proyecto por parte del cliente.

·         El organigrama del proyecto.

·         Qué es el proyecto?

·         Cuál es la meta principal?

·         Cuál es el cronograma? Está holgado en caso de imprevistos? Hay presión de tiempo?

2.      Clarificación del contrato.

·         Alcances.

·         Quién mantiene la copia firmada?.

·         Nombres e información de contacto de los miembros del equipo de trabajo.

·         Se requiere firma de acuerdo de condidencialidad de los miembros del equipo de trabajo?.

·         Quienes son los diseñadores y contratistas del proyecto?.

3.      Almacenamiento de información y organización.

·         Preparar otro documento que se llama: Información Interna. Este explicará adonde se almacenará la información del proyecto. Copias físicas, Dropbox, etc.

·         En caso de usar herramientas en la nube (Dropbox), quienes tendrán acceso a la información?.

·         Quién administra estás herramientas?

·         Deberá el cliente tener un archivo aparte?

4.      Pagos.

·         Procedimiento de pagos de conttratistas y el  cliente.

·         Todos están enterados?

·         Está el departamento de contabilidad enterado del proceso?

5.      Presupuesto.

·         Muchas veces el presupuesto entero no es mostrado a todos los involucrados. Establecer esto teniendo presente, que a mayor transparencia con el equipo de trabajo, mejores resultados.

·         Hay presión presupuestaria?

·         Hay partida de gastos imprevistos? Quién los autoriza?

6.      Lanzamiento.

·         Está preparada toda la información necesaria para la reunión interna de lanzamiento?

·         Está la agenda preparada?

·         Está preparada toda la información necesaria para la reunión con el cliente?

·         Asegúrese que todos los participantes relevantes estén incluídos en la agenda para que puedan exponer su área.

·         Asegúrese que esta reunión con el cliente sea una sesión de trabajo. Aquí se definirán puntos fundamentales para el proyecto.

7.      Comunicación y Organización.

·         Decidió ya los canales de comunicación? Está lista la cuenta de Dropbox, Skype, o el grupo de WhatsApp?

·         Tiene listo un resúmen creativo del proyecto?

·         Qué nombre se le pondrán a los archivos compartidos? Una buena idea es nombrarlos con el nombre del proyecto y sub-archivos por áreas.

·         Cuáles documentos están organizados y qué hace falta del cliente?

·         Entiende cómo quiere el cliente los reportes del proyecto?

·         Están los formatos y plantillas a usar listos?

·         Están fijadas las fechas y horas de las reuniones de seguimiento?

·         Está lista la información de contactos en Dropbox para que la puedan acceder todos los participantes?

·         Cual proyecto es similar a este?  Úselo de referencia y analícelo con su equipo para ver las similitudes y buenas experiencias.

Cambio y fuera

Tecnología para agilizar la administración de proyectos

Tiempos modernos. Herramientas modernas.

Para nadie es un secreto que muchas de las tareas diarias de la administración de proyectos consumen mucho tiempo, y pueden ser tediosas.

Por suerte, la tecnología para grandes y pequeñas empresas avanza diariamente. Estas tecnologías no solo ayudan a minimizar el tiempo y costo, también a maximizar la eficiencia y productividad. Debemos mantenernos actualizados si queremos ser administradores eficientes. Algunas de esas tecnologías:

Teleconferencia o videoconferencia. No tan nueva, pero su uso no es tan frecuente como debería ser. Creo que es más un tema cultural que de acceso a la tecnología.

El uso de esta herramienta puede ahorrar incontables horas de traslados a reuniones de los participantes. Hace que su reunión sea más eficiente, al enfocarse directamente en los temas de reunión, sin las distracciones que generan las conversaciones casuales o distracciones en las reuniones “en vivo”. Otra gran ventaja es que los participantes tienden a ser más puntuales para estas reuniones virtuales, que para las reuniones en persona.

No se pueden sustituir todas las reuniones, pero utilize el método lo más posible.

Hay varios suplidores de estas tecnologías: algunas son Adobe Connect, InterCall, Cisco WebEx meetings, etc.

Programas de administración de proyectos. Indispensables para llevar en forma ordenada la información, y poder dar seguimiento a las tareas de los proyectos. Algunos de los más usados son:

Es poderoso para su costo, y para mi gusto su mayor utilidad es la creación y seguimiento de cronogramas en forma muy completa. No me gusta tanto su función de presupuestación.

 

Es posiblemente la más sencilla y amigable. Tiene un diseño impecable, su interfaz visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros. Incluye también cronograma y un calendario. Es posible responder a las discusiones desde el email. 

Es una buena herramienta de trabajo en la nube. Su principal ventaja es que está muy orientada al trabajo en tiempo real, ya que ofrece mensajería instantánea, edición de documentos online y conferencia web en tiempo real. Accesible desde cualquier punto.

Antes llamada TEAMBOX. Al igual que BaseCamp, es una de las herramientas más fáciles y amigables de usar. Es muy útil para organizar proyectos colaborativos. Ayuda a gestionar muy fácilmente la importancia y prioridad de las tareas, y permite que los participantes envíen actualizaciones sobre el progreso del proyecto.

Almacenamiento de información en la nube. Tecnología que también se ha convertido en indispensable. Al guardar la información en servicios en la nube, los participantes del proyecto tienen acceso a ella desde cualquier punto con conección a internet. También se evitan los problemas de mandar por correo electrónico, documentos muy pesados en MB.  Si no utiliza esta tecnología, debería pensar en hacerlo. Algunas de ellas:

                     

 

 

Cambio y fuera