Resumen del alcance de nuestros servicios en administración de proyectos

 

     Lo que contemplan nuestros servicios.

Administración general.                     

- Coordinación y enlace entre los propietarios y profesionales involucrados para    la definición del alcance del proyecto.

-  Establecimiento con los propietarios de las metas y alcance del proyecto.

-  Coordinación de la reunión de lanzamiento (kick off).

-  Elaboración del organigrama del proyecto.

-  Elaboración de la estructura detallada de trabajo (EDT).

-  Establecer los tipos de reunión y participantes de las reuniones necesarias.

- Elaboración de agendas y minutas de reuniones de coordinación y Junta Directiva.

- Elaboración, control, y ajuste del cronograma del proyecto.

- Elaboración, control, y ajuste del presupuesto general del proyecto.

- Elaboración del flujo de caja proyectado del proyecto.

- Participación en reuniones de Junta Directiva o Comité Ejecutivo.

Planeamiento.

- Coordinación y participación en el proceso de licitación u oferta de servicios   de los consultores a participar en el proyecto.

- Elaboración de las guías de diseño (design brief).

- Coordinación de la etapa de diseño.

- Coordinación y participación en la elaboración del diseño de sitio.

- Coordinación y participación en la elaboración de los planos constructivos.

- Asistencia en los trámites de obtención de los permisos constructivos.

- Coordinación y participación en la elaboración del esquema legal del               proyecto.

- Coordinación y participación en la elaboración de las proyecciones financieras del proyecto, y la          obtención de capital.

- Coordinación y participación en redacción de reglamentos de condominio y presupuesto de                 operación proyectado del proyecto. Determinación de la cuota de mantenimiento.

- Elaboración del diagrama de flujo de información y aprobación de documentos.

Ejecución y cierre.

- Coordinación y participación en el proceso de licitación u oferta de          servicios de loscontratistas a participar en el proyecto.

- Coordinación de la elaboración del presupuesto de construcción por         parte de loscontratistas para ser incorporado al presupuesto general.

- Control del presupuesto del proyecto.

- Coordinación de la contabilidad del proyecto.

- Coordinación con la dirección técnica del proyecto.

- Coordinación de los contratistas involucrados en el proyecto.

- Supervisión de la inspección técnica del proyecto.

- Control de la calidad de acuerdo a especificaciones.

- Control de cambios en el alcance del proyecto.

- Control del avance del cronograma.

- Recibo de obras y elaboración del “Punch List”.

- Recibo oficial de obras.

- Entrega de proyecto a los propietarios.

- Entrega a propietarios o usuarios finales de unidades.

Mercadeo y Ventas.

- Elaboración y control del presupuesto de mercadeo y ventas.

- Coordinación de la elaboración del plan de mercadeo.

- Coordinación de la elaboración del plan de medios.

- Coordinación y participación en elaboración de documentos             legales de ventas.

- Supervisión y participación en proceso de ventas.

Consultorías.

Adicionalmente podemos contratar consultorías específicas en las áreas de planeamiento, proyección de presupuestos, cronogramas, o asistencia a Juntas Directivas o Comités Ejecutivos. Sin importar la ubicación o país.

Usamos las más modernas herramientas tecnológicas para el control, comunicación, y monitoreo de nuestros proyectos.

  

Claridad, Colaboración: pasos básicos para un buen PM. A tiempo, en costo, y lo que acordamos.

Un proyecto necesita ciertos pasos y procesos básicos, para estandarizar una estructura que evite desvíos debidos a las diferentes percepciones y personalidades de los participantes.

Prepare su estructura con reglas simples que cualquiera pueda entender, y defina las herramientas o aplicaciones que se usarán. Esto evitará que cada integrante tome su propio rumbo, alejándose del plan del equipo.

1.      Establecer el alcance claramente.

Asegúrese que el alcance sea claramente definido en el documento llamado: Alcance Interno de Proyecto. Recuerde que la satisfacción del cliente es primordial para el éxito. Este debe incluir:

·         Quién es el cliente? Incluyendo página web del mismo.

·         La persona a cargo del proyecto por parte del cliente.

·         El organigrama del proyecto.

·         Qué es el proyecto?

·         Cuál es la meta principal?

·         Cuál es el cronograma? Está holgado en caso de imprevistos? Hay presión de tiempo?

2.      Clarificación del contrato.

·         Alcances.

·         Quién mantiene la copia firmada?.

·         Nombres e información de contacto de los miembros del equipo de trabajo.

·         Se requiere firma de acuerdo de condidencialidad de los miembros del equipo de trabajo?.

·         Quienes son los diseñadores y contratistas del proyecto?.

3.      Almacenamiento de información y organización.

·         Preparar otro documento que se llama: Información Interna. Este explicará adonde se almacenará la información del proyecto. Copias físicas, Dropbox, etc.

·         En caso de usar herramientas en la nube (Dropbox), quienes tendrán acceso a la información?.

·         Quién administra estás herramientas?

·         Deberá el cliente tener un archivo aparte?

4.      Pagos.

·         Procedimiento de pagos de conttratistas y el  cliente.

·         Todos están enterados?

·         Está el departamento de contabilidad enterado del proceso?

5.      Presupuesto.

·         Muchas veces el presupuesto entero no es mostrado a todos los involucrados. Establecer esto teniendo presente, que a mayor transparencia con el equipo de trabajo, mejores resultados.

·         Hay presión presupuestaria?

·         Hay partida de gastos imprevistos? Quién los autoriza?

6.      Lanzamiento.

·         Está preparada toda la información necesaria para la reunión interna de lanzamiento?

·         Está la agenda preparada?

·         Está preparada toda la información necesaria para la reunión con el cliente?

·         Asegúrese que todos los participantes relevantes estén incluídos en la agenda para que puedan exponer su área.

·         Asegúrese que esta reunión con el cliente sea una sesión de trabajo. Aquí se definirán puntos fundamentales para el proyecto.

7.      Comunicación y Organización.

·         Decidió ya los canales de comunicación? Está lista la cuenta de Dropbox, Skype, o el grupo de WhatsApp?

·         Tiene listo un resúmen creativo del proyecto?

·         Qué nombre se le pondrán a los archivos compartidos? Una buena idea es nombrarlos con el nombre del proyecto y sub-archivos por áreas.

·         Cuáles documentos están organizados y qué hace falta del cliente?

·         Entiende cómo quiere el cliente los reportes del proyecto?

·         Están los formatos y plantillas a usar listos?

·         Están fijadas las fechas y horas de las reuniones de seguimiento?

·         Está lista la información de contactos en Dropbox para que la puedan acceder todos los participantes?

·         Cual proyecto es similar a este?  Úselo de referencia y analícelo con su equipo para ver las similitudes y buenas experiencias.

Cambio y fuera

Tips para una buena administración de proyectos

Lecturas, consejos recibidos, experiencias acumuladas.

      Planear, planear, planear. Nada es tan importante en un proyecto como el planeamiento. Aquí es cuando se toman las decisiones fundamentales para el proyecto, se planean los recursos, y el alcance. Tome su tiempo. El tiempo invertido en esto será de gran beneficio. Le evitará correcciones y gastos adicionales en gran medida.

      Obtener los requerimientos del cliente correctamente es crítico para el éxito del proyecto.

      Analice bien los riesgos desde el principio. Tome acción para estar monitoreando.

      Escoja bien a su equipo de trabajo. Utilice la estructura detallada de trabajo (EDT/WBS) para analizar las aptitudes que necesita de ellos.

      Mantenga motivado a su equipo. Corrija y empuje con firmeza, pero agradezca y tómelos en cuenta. Un equipo integrado y motivado avanza mejor y más rápido.

      Lleve a cabo una reunión de lanzamiento del proyecto (kick off) bien preparada. Aquí se dejan bien claras las espectativas del cliente y los alcances del proyecto.

      La meta de la etapa inicial es dejar clara la dirección que llevaremos, que buscamos lograr, e identificar las restricciones o rutas críticas que encontraremos.

      El equipo de trabajo involucrado debe revisar todos los entregables del proyecto para que los entiendan y evitar errores, y mantener la confianza del cliente.

      Entender bien los alcances del proyecto eleva el compromiso del equipo para lograr las metas.

      Revise constantemente el presupuesto con su equipo de trabajo para mantenerlo dentro de lo establecido. Acomode sus recursos de inmediato si fuera necesario.

      Los proyecto son dinámicos. Siempre habrá cambios de diversos tipos. Manténgase alerta y actúe.

      Monitoree el alcance del proyecto constantemente. A menudo tendrá que decir “no” al cliente para mantenerse dentro del mismo.

      El cliente le informa directamente al “project manager” de cambios en el alcance o situaciones que puedan modificar el plan del proyecto.

      Si el cliente solicita un cambio del alcance, asegúrese que se documente por escrito y que todo su equipo de trabajo conozca y entienda los cambios.

      El cronograma, el presupuesto, y la lista de asuntos la mantiene el “project manager” y es actualizada en conjunto con el equipo de trabajo.

      El usuario final es clave en determinar el éxito del proyecto. De ser posible tómelo en cuenta y participelo.

      Es fundamental mantener una buena comunicación con el cliente y su equipo de trabajo. Prepare un plan de comunicación y respételo.

      Toda la información o comunicación relevante debe pasar por el “project manager”, esto debe quedar bien claro en la reunión de lanzamiento.

      Analice muy bien si está dando los recursos necesarios a su equipo de trabajo, para lograr las metas.

      No se concentre únicamente en tiempo y costo. La calidad y la satisfacción del cliente son muy importantes también.

      Obtenga lecciones aprendidas durante el proyecto para revisarlas con su equipo de trabajo y el cliente.

      Un proyecto exitoso se logra cuando las necesidades del cliente y el usuario final han sido satisfechas.

      Administración de proyectos es más acerca de administrar al cliente y sus necesidades. El éxito empieza y termina aquí.

Cambio y fuera

Prepare su reunión con anterioridad.

Todos los que hemos estado involucrados en administración de proyectos, hemos sufrido en algún momento la “agonía” de largas reuniones improductivas.

Es una muy buena idea presentarse a las reuniones de coordinación con su equipo de trabajo bien preparado. Tal vez lo más importante, tratar de anticiparse a posibles sorpresas que surjan y que conviertan la reunión en un caos de improvisación. Su reunión será más productiva.

Algunos consejos para llegar preparado:

·        Cuál es el objetivo de la reunión?

·        Cuál es el resultado específico que desea en puntos relevantes? Acuerdo? Consenso? Alertar? Seguimiento?

·        En qué porcentaje ha avanzado el proyecto en relación a lo planeado?

·        Cuales son los puntos prioritarios de la reunión?

·        Qué está preocupando a los miembros de su equipo?

·        Qué se está haciendo con respecto a estas preocupaciones?

·        Cómo se siente el equipo de trabajo? Estresado? Fragmentado?

·        Qué necesita por parte de los miembros de su equipo?

·        Qué está funcionando muy bien en el proyecto?

·        Está la comunicación fluyendo bien?

·        Qué o quién necesita cambios en el equipo?

·        Se están cumpliendo las espectativas del cliente?

·        Son estas espectativas realistas?

Aparte de eso, siempre lleve a su reunión un cronograma, y presupuesto actualizados.

Prepare la agenda de la reunión en base a esta información y los puntos necesarios específicos que haya que tratar. Mantenga el orden de la agenda y tome minuta de la reunión. Realmente, llegar preparado aplica a cualquier tipo de reunión.

Cambio y fuera