Prepare su reunión con anterioridad.

Todos los que hemos estado involucrados en administración de proyectos, hemos sufrido en algún momento la “agonía” de largas reuniones improductivas.

Es una muy buena idea presentarse a las reuniones de coordinación con su equipo de trabajo bien preparado. Tal vez lo más importante, tratar de anticiparse a posibles sorpresas que surjan y que conviertan la reunión en un caos de improvisación. Su reunión será más productiva.

Algunos consejos para llegar preparado:

·        Cuál es el objetivo de la reunión?

·        Cuál es el resultado específico que desea en puntos relevantes? Acuerdo? Consenso? Alertar? Seguimiento?

·        En qué porcentaje ha avanzado el proyecto en relación a lo planeado?

·        Cuales son los puntos prioritarios de la reunión?

·        Qué está preocupando a los miembros de su equipo?

·        Qué se está haciendo con respecto a estas preocupaciones?

·        Cómo se siente el equipo de trabajo? Estresado? Fragmentado?

·        Qué necesita por parte de los miembros de su equipo?

·        Qué está funcionando muy bien en el proyecto?

·        Está la comunicación fluyendo bien?

·        Qué o quién necesita cambios en el equipo?

·        Se están cumpliendo las espectativas del cliente?

·        Son estas espectativas realistas?

Aparte de eso, siempre lleve a su reunión un cronograma, y presupuesto actualizados.

Prepare la agenda de la reunión en base a esta información y los puntos necesarios específicos que haya que tratar. Mantenga el orden de la agenda y tome minuta de la reunión. Realmente, llegar preparado aplica a cualquier tipo de reunión.

Cambio y fuera