Tecnología para agilizar la administración de proyectos

Tiempos modernos. Herramientas modernas.

Para nadie es un secreto que muchas de las tareas diarias de la administración de proyectos consumen mucho tiempo, y pueden ser tediosas.

Por suerte, la tecnología para grandes y pequeñas empresas avanza diariamente. Estas tecnologías no solo ayudan a minimizar el tiempo y costo, también a maximizar la eficiencia y productividad. Debemos mantenernos actualizados si queremos ser administradores eficientes. Algunas de esas tecnologías:

Teleconferencia o videoconferencia. No tan nueva, pero su uso no es tan frecuente como debería ser. Creo que es más un tema cultural que de acceso a la tecnología.

El uso de esta herramienta puede ahorrar incontables horas de traslados a reuniones de los participantes. Hace que su reunión sea más eficiente, al enfocarse directamente en los temas de reunión, sin las distracciones que generan las conversaciones casuales o distracciones en las reuniones “en vivo”. Otra gran ventaja es que los participantes tienden a ser más puntuales para estas reuniones virtuales, que para las reuniones en persona.

No se pueden sustituir todas las reuniones, pero utilize el método lo más posible.

Hay varios suplidores de estas tecnologías: algunas son Adobe Connect, InterCall, Cisco WebEx meetings, etc.

Programas de administración de proyectos. Indispensables para llevar en forma ordenada la información, y poder dar seguimiento a las tareas de los proyectos. Algunos de los más usados son:

Es poderoso para su costo, y para mi gusto su mayor utilidad es la creación y seguimiento de cronogramas en forma muy completa. No me gusta tanto su función de presupuestación.

 

Es posiblemente la más sencilla y amigable. Tiene un diseño impecable, su interfaz visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros. Incluye también cronograma y un calendario. Es posible responder a las discusiones desde el email. 

Es una buena herramienta de trabajo en la nube. Su principal ventaja es que está muy orientada al trabajo en tiempo real, ya que ofrece mensajería instantánea, edición de documentos online y conferencia web en tiempo real. Accesible desde cualquier punto.

Antes llamada TEAMBOX. Al igual que BaseCamp, es una de las herramientas más fáciles y amigables de usar. Es muy útil para organizar proyectos colaborativos. Ayuda a gestionar muy fácilmente la importancia y prioridad de las tareas, y permite que los participantes envíen actualizaciones sobre el progreso del proyecto.

Almacenamiento de información en la nube. Tecnología que también se ha convertido en indispensable. Al guardar la información en servicios en la nube, los participantes del proyecto tienen acceso a ella desde cualquier punto con conección a internet. También se evitan los problemas de mandar por correo electrónico, documentos muy pesados en MB.  Si no utiliza esta tecnología, debería pensar en hacerlo. Algunas de ellas:

                     

 

 

Cambio y fuera