Presupuestos sobrepasados

Suele suceder que al final de un proyecto, el presupuesto ha sido sobrepasado. 

Es más común de lo que uno se imagina, el que proyectos de todo tamaño, aún los pequeños. Algunas de las causas de esto pueden estar fuera de nuestro alcance, pero es muy importante prestar especial atención a ciertas áreas o ciclos del proyecto para disminuir el riesgo.

Esto puede deberse a muchas razones. Algunas de las más relevantes son:

CRONOGRAMA. Para mí lo que hay que cuidar con más atención. En un proyecto el tiempo es dinero. Así de sencillo.

Hay que tomar en cuenta que aún cuando el cronograma esté dentro de lo planeado, esto no significa que automáticamente estamos cumpliendo con el presupuesto. Pero si el cronograma está atrasado, y el proyecto se extiende, esto significa más dinero.

Cómo minimizamos este riesgo?

Durante la etapa del proyecto más crítica: Planeamiento. Se deben planear las etapas con los tiempos más realistas posibles, si el proyecto es muy grande y complejo, partimos el planeamiento en fases críticas y luego las incorporamos al cronograma general. Cualquier atraso empuja actividades en el tiempo llevándonos a atrasos.

FINANCIAMIENTO ESCASO. Si no se planea muy bien desde el inicio, la necesidad de efectivo del proyecto, esto nos lleva a atrasos que automáticamente generan costos extras. El presupuesto y la proyección del flujo de caja, son vitales y de especial cuidado. Siempre se debe tener una prevista razonable para gastos imprevistos. De nuevo, la fase más crítica: planeamiento.

MALA ESTIMACION DE LOS COSTOS. Los costos que se estimen para cada una de las actividades deben ser realizados por personas de experiencia en cada área del proyecto, para ser luego incorporados al presupuesto general. Aquí también funciona muy bien partir la estimación en varias áreas y luego juntarlas. Mala estimación = mayor costo

COMPLEJIDAD DEL PROYECTO. Es peligroso subestimar la complejidad de proyectos muy grandes o complicados. Esto nos puede llevar a la baja asignación de recursos o presupuesto. De nuevo. Lo que mejor me ha funcionado, es partir en varias fases el proyecto y trabajar en cada una por aparte.

BAJA ASIGNACION DE RECURSOS. Tomando en cuenta que los recursos de un proyecto son de varios tipos (humanos, técnicos, etc.), hay que involucrar a los profesionales de cada área y planear muy bien los recursos. Siempre tomando en cuenta el alcance fijado por los propietarios. Si asignamos poca gente, o poco equipo, o si le asignamos poco presupuesto al contratista de una obra, todas estas serán razones que nos llevarán a un costo mayor.

CONTRATISTAS. A mi personalmente me gusta más asignar los contratos de un proyecto con un precio llave en mano. Sin embargo, me ha tocado trabajar bajo el sistema de administración por parte del contratista general.

Como este último sistema es en base a un porcentaje del costo, adivine quién es el más interesado en controlar?. O quién es el más interesado en qué el proyecto cueste más?. Yo sé que no necesito contestarle.

Ayuda mucho trabajar con contratistas que han probado ser de su confianza, aunque no olvide, siguen siendo empresarios y hombres de negocios, su negocio es hacer dinero.

Cambio y fuera