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miércoles, 15 de octubre de 2014

Alquilar o comprar?

Muy bueno este infograma para quien piensa comprar casa. Este tipo de información, se la deberían enseñar a nuestros jóvenes como complemento a los programas de educación. Es una traducción de Business Insider.


jueves, 18 de septiembre de 2014

Reportes de un proyecto


En todo proyecto hay dos tipos de reportes que se deben planear. Hacia arriba: los reportes de avance que se dan a los propietarios o clientes, y hacia abajo: los reportes que debe usted recibir de los miembros del equipo involucrados en el proyecto. El planeamiento de esta comunicación es crucial para el éxito.




Los reportes al propietario o cliente del proyecto. Para estos no se debe perder la perspectiva de que la mayoría de las veces, estos no están involucrados en el día a día de la ejecución del proyecto. Normalmente tienen otras empresas, trabajo, viajes, compromisos, y obligaciones que atender. Y hay un común denominador: no manejan el lenguaje técnico de las gráficas de Gantt de seguimiento, rutas críticas, y ciertamente no tienen el interés ni el tiempo para analizar presupuestos extensos de cientos de líneas.
Aunque todo lo anterior es indispensable para el correcto seguimiento y control de un proyecto, estos incluyen demasiado detalle y no se debe uno perder en un mar de lenguaje técnico. Estas personas por lo general lo que necesitan saber es: cómo va el proyecto? Cómo va el presupuesto? Se necesita intervenir? Necesitan algo de mi?
Normalmente basta con una hoja de Excel con un resumido por áreas del control de presupuesto, avance de cronograma, análisis de riesgos, y ojalá con gráficos que ilustren los avances y variaciones. Posiblemente un archivo de MS Project en este nivel lleve a confusión.

Los reportes a y desde su equipo de trabajo. En estos si vamos a entrar al detalle técnico que sea necesario para un correcto seguimiento y control del proyecto. Pero recuerde, todos estamos ocupados, y lo menos que necesita el proyecto es que nos pasemos horas y horas encerrados en reuniones, o preparando y leyendo reportes. Necesitamos tiempo para trabajar.

Los propietarios o clientes casi siempre saber qué esperar de un reporte, y la mayoría de los “project managers” saben qué debería ir en los reportes de estatus. Sin embargo, es de vital importancia el diseño del plan de comunicación al inicio del proyecto. Deben quedar muy claros los tipos de reportes, el nivel de detalle, la frecuencia, las fuentes de información, los destinatarios, los canales de distribución.

Manténgalo lo más simple posible. Si usted envía un reporte no quiere que la persona piense: y qué hago con toda esta información? Los reportes son herramientas prácticas que nos permiten hacer nuestro trabajo, analizar si todo marcha como queremos, o si necesitamos tomar acciones correctivas, no una demostración de lenguaje técnico o destrezas de Excel.


Cambio y fuera

jueves, 11 de septiembre de 2014

Nueva era: el poder lo tiene el cliente.

El reciente escándalo en que se está viendo envuelta la transnacional McDonalds en Asia, me llamó poderosamente la atención. No por el tema en si mismo, sino por la visión del enorme poder que ha ganado el cliente en esta era digital de redes sociales.

Este escándalo se dio cuando un reportero detectó que el proveedor de carne en China, estaba cambiando las fechas de vencimiento y enviando carne podrida a los restaurantes de varios clientes. El vídeo se hizo viral, y la noticia corrió como pólvora.

McDonald´s decidió continuar con el proveedor, el cual es una filial de una empresa basada en Estados Unidos, sólamente cambiando de planta de proceso. Mala decisión. El asunto siguió vigente en las redes sociales y fue más allá de China.

La revista Forbes indica que McDonald´s reportó un descenso en sus ventas en el mes de agosto del 14.5 % para la zona de APMEA (Asia-Pacific-Midddle East-Africa). Un evento local está afectando un segmento enorme de su mercado que en el año 2013, representó un 23 % de sus 28 billones de dólares de ventas. Imagínese lo que esto le esta costando a la cadena de restaurantes. Aún no se sabe que tanto puede seguir afectando otros mercados de la cadena.

Y esto es debido a una sola razón: el poder del cliente en las redes sociales en internet. Los clientes sienten que la cadena fue deshonesta al tratar el tema y no hizo lo necesario.
Atrás quedaron los años en que todo se ocultaba o no se atendían las quejas de los clientes. Hace unos 15 años se decía que el efecto multiplicador de un cliente insatisfecho era de 5. Hoy en día se habla de 25 o más. Esto solo por el efecto comunicador de las redes sociales en su círculo de influencia. Si algo se torna viral en las redes sociales, podemos ver las consecuencias con el ejemplo del que hablo.

Por suerte esto funciona para mal o para bien. Toda empresa debe tomarse en serio su conducta de negocios. Podemos sacar provecho de estos efectos multiplicadores si atendemos en forma correcta nuestra participación en las redes sociales, y si actuamos de forma inmediata ante problemas o quejas que surjan. No es tarea fácil, pero debe ser atendida.



Cambio y fuera.

Lo sencillo para mejorar la experiencia del huésped.

A veces, lo sencillo es lo más fácil de olvidar o ignorar.

Si usted se pone a pensar en sus propias experiencias viajando, encontrará que sus pequeñas necesidades, o los detalles pequeños, han sido parte importante de su grata experiencia como huésped de un hotel.


Son simples, y por supuesto no son los únicos.

INTERNET. Es realmente frustrante, para usted o los miembros de su familia, especialmente en estos días que la conectividad es parte esencial de nuestras vidas, encontrar una mala conección a internet. Esto hace que sus huéspedes se sientan incómodos y probablemente influirá mucho en su percepción de la estadía. Esto es frecuentemente ignorado en los hoteles, y se puede convertir en una ventaja competitiva para su hotel si ofrece una buena conección.

TOMAS DE CORRIENTE. Todos andamos conectados en estos tiempos. Ofrezca a su cliente suficientes tomas de corriente, que estén bien ubicados, para cargar de 2 a 3 equipos.
Hágale la vida fácil.

TELEVISIONES. Trate de mantener televisiones modernas en sus habitaciones. Todo entra por la vista. Habla mucho de la vigencia de su hotel.
El huésped lo agradecerá para esos ratos en que simplemente quiere tirarse en su cama y ver televisión.

LO QUE LA MUJER QUIERE. Muchas mujeres necesitan amenidades extra. Un buen espejo con iluminación para maquillarse, un secadora de pelo, espacio adecuado en el baño para sus cosméticos, un buen espejo y buena iluminación en el baño.
Esto le servirá para atraer el mercado femenino.

PUBLICIDAD BASURA. Nos gastamos miles de dólares decorando la habitación de un hotel. Por qué llenarla con publicidad basura? No arruine la grata experiencia. No limite el espacio utilizable de las mesas y muebles llenándolos de panfletos publicitarios.
Utilice otros medios para su publicidad.


Cambio y fuera.

martes, 9 de septiembre de 2014

Resumen del alcance de nuestros servicios en administración de proyectos




 


     Lo que contemplan nuestros servicios.






Administración general.                     
- Coordinación y enlace entre los propietarios y profesionales involucrados para    la definición del alcance del proyecto.
-  Establecimiento con los propietarios de las metas y alcance del proyecto.
-  Coordinación de la reunión de lanzamiento (kick off).
-  Elaboración del organigrama del proyecto.
-  Elaboración de la estructura detallada de trabajo (EDT).
-  Establecer los tipos de reunión y participantes de las reuniones necesarias.

- Elaboración de agendas y minutas de reuniones de coordinación y Junta Directiva.
- Elaboración, control, y ajuste del cronograma del proyecto.
- Elaboración, control, y ajuste del presupuesto general del proyecto.
- Elaboración del flujo de caja proyectado del proyecto.
- Participación en reuniones de Junta Directiva o Comité Ejecutivo.


Planeamiento.
- Coordinación y participación en el proceso de licitación u oferta de servicios   de los consultores a participar en el proyecto.
- Elaboración de las guías de diseño (design brief).
- Coordinación de la etapa de diseño.
- Coordinación y participación en la elaboración del diseño de sitio.
- Coordinación y participación en la elaboración de los planos constructivos.
- Asistencia en los trámites de obtención de los permisos constructivos.
- Coordinación y participación en la elaboración del esquema legal del               proyecto.

- Coordinación y participación en la elaboración de las proyecciones financieras del proyecto, y la          obtención de capital.
- Coordinación y participación en redacción de reglamentos de condominio y presupuesto de                 operación proyectado del proyecto. Determinación de la cuota de mantenimiento.
- Elaboración del diagrama de flujo de información y aprobación de documentos.



Ejecución y cierre.
- Coordinación y participación en el proceso de licitación u oferta de          servicios de loscontratistas a participar en el proyecto.
- Coordinación de la elaboración del presupuesto de construcción por         parte de loscontratistas para ser incorporado al presupuesto general.
- Control del presupuesto del proyecto.
- Coordinación de la contabilidad del proyecto.
- Coordinación con la dirección técnica del proyecto.
- Coordinación de los contratistas involucrados en el proyecto.
- Supervisión de la inspección técnica del proyecto.
- Control de la calidad de acuerdo a especificaciones.
- Control de cambios en el alcance del proyecto.
- Control del avance del cronograma.
- Recibo de obras y elaboración del “Punch List”.
- Recibo oficial de obras.
- Entrega de proyecto a los propietarios.
- Entrega a propietarios o usuarios finales de unidades.


Mercadeo y Ventas.
- Elaboración y control del presupuesto de mercadeo y ventas.
- Coordinación de la elaboración del plan de mercadeo.
- Coordinación de la elaboración del plan de medios.
- Coordinación y participación en elaboración de documentos             legales de ventas.
- Supervisión y participación en proceso de ventas.






Consultorías.
Adicionalmente podemos contratar consultorías específicas en las áreas de planeamiento, proyección de presupuestos, cronogramas, o asistencia a Juntas Directivas o Comités Ejecutivos. Sin importar la ubicación o país.









Usamos las más modernas herramientas tecnológicas para el control, comunicación, y monitoreo de nuestros proyectos.



  

martes, 2 de septiembre de 2014

Claridad, Colaboración: pasos básicos para un buen PM. A tiempo, en costo, y lo que acordamos.

Un proyecto necesita ciertos pasos y procesos básicos, para estandarizar una estructura que evite desvíos debidos a las diferentes percepciones y personalidades de los participantes.
Prepare su estructura con reglas simples que cualquiera pueda entender, y defina las herramientas o aplicaciones que se usarán. Esto evitará que cada integrante tome su propio rumbo, alejándose del plan del equipo.



1.      Establecer el alcance claramente.
Asegúrese que el alcance sea claramente definido en el documento llamado: Alcance Interno de Proyecto. Recuerde que la satisfacción del cliente es primordial para el éxito. Este debe incluir:
·         Quién es el cliente? Incluyendo página web del mismo.
·         La persona a cargo del proyecto por parte del cliente.
·         El organigrama del proyecto.
·         Qué es el proyecto?
·         Cuál es la meta principal?
·         Cuál es el cronograma? Está holgado en caso de imprevistos? Hay presión de tiempo?

2.      Clarificación del contrato.
·         Alcances.
·         Quién mantiene la copia firmada?.
·         Nombres e información de contacto de los miembros del equipo de trabajo.
·         Se requiere firma de acuerdo de condidencialidad de los miembros del equipo de trabajo?.
·         Quienes son los diseñadores y contratistas del proyecto?.

3.      Almacenamiento de información y organización.
·         Preparar otro documento que se llama: Información Interna. Este explicará adonde se almacenará la información del proyecto. Copias físicas, Dropbox, etc.
·         En caso de usar herramientas en la nube (Dropbox), quienes tendrán acceso a la información?.
·         Quién administra estás herramientas?
·         Deberá el cliente tener un archivo aparte?

4.      Pagos.
·         Procedimiento de pagos de conttratistas y el  cliente.
·         Todos están enterados?
·         Está el departamento de contabilidad enterado del proceso?

5.      Presupuesto.
·         Muchas veces el presupuesto entero no es mostrado a todos los involucrados. Establecer esto teniendo presente, que a mayor transparencia con el equipo de trabajo, mejores resultados.
·         Hay presión presupuestaria?
·         Hay partida de gastos imprevistos? Quién los autoriza?

6.      Lanzamiento.
·         Está preparada toda la información necesaria para la reunión interna de lanzamiento?
·         Está la agenda preparada?
·         Está preparada toda la información necesaria para la reunión con el cliente?
·         Asegúrese que todos los participantes relevantes estén incluídos en la agenda para que puedan exponer su área.
·         Asegúrese que esta reunión con el cliente sea una sesión de trabajo. Aquí se definirán puntos fundamentales para el proyecto.

7.      Comunicación y Organización.
·         Decidió ya los canales de comunicación? Está lista la cuenta de Dropbox, Skype, o el grupo de WhatsApp?
·         Tiene listo un resúmen creativo del proyecto?
·         Qué nombre se le pondrán a los archivos compartidos? Una buena idea es nombrarlos con el nombre del proyecto y sub-archivos por áreas.
·         Cuáles documentos están organizados y qué hace falta del cliente?
·         Entiende cómo quiere el cliente los reportes del proyecto?
·         Están los formatos y plantillas a usar listos?
·         Están fijadas las fechas y horas de las reuniones de seguimiento?
·         Está lista la información de contactos en Dropbox para que la puedan acceder todos los participantes?
·         Cual proyecto es similar a este?  Úselo de referencia y analícelo con su equipo para ver las similitudes y buenas experiencias.


Cambio y fuera