Muy bueno este infograma para quien piensa comprar casa. Este tipo de información, se la deberían enseñar a nuestros jóvenes como complemento a los programas de educación. Es una traducción de Business Insider.
Condopro Bits, pedacitos de información
Blog para compartir temas de administración de proyectos, administración de propiedades, desarrollo inmobiliario, servicio y hotelería. Project Management, Property Management, Shopping Center Management, Real Estate Development, Service and Hospitality
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miércoles, 15 de octubre de 2014
jueves, 9 de octubre de 2014
Reuniones: arma de doble filo
Excelente artículo de El Financiero sobre un problema muy común en las empresas.
Identifique y elimine la "reunionitis" en la empresa
jueves, 18 de septiembre de 2014
Reportes de un proyecto
En todo proyecto hay dos tipos de
reportes que se deben planear. Hacia arriba: los reportes de avance que se dan
a los propietarios o clientes, y hacia abajo: los reportes que debe usted
recibir de los miembros del equipo involucrados en el proyecto. El planeamiento
de esta comunicación es crucial para el éxito.
Los reportes al propietario o cliente del proyecto. Para estos no se debe perder la perspectiva de que la
mayoría de las veces, estos no están involucrados en el día a día de la
ejecución del proyecto. Normalmente tienen otras empresas, trabajo, viajes,
compromisos, y obligaciones que atender. Y hay un común denominador: no manejan
el lenguaje técnico de las gráficas de Gantt de seguimiento, rutas críticas, y
ciertamente no tienen el interés ni el tiempo para analizar presupuestos
extensos de cientos de líneas.
Aunque todo lo anterior es
indispensable para el correcto seguimiento y control de un proyecto, estos
incluyen demasiado detalle y no se debe uno perder en un mar de lenguaje
técnico. Estas personas por lo general lo que necesitan saber es: cómo va el
proyecto? Cómo va el presupuesto? Se necesita intervenir? Necesitan algo de mi?
Normalmente basta con una hoja de
Excel con un resumido por áreas del control de presupuesto, avance de
cronograma, análisis de riesgos, y ojalá con gráficos que ilustren los avances
y variaciones. Posiblemente un archivo de MS Project en este nivel lleve a
confusión.
Los reportes a y desde su equipo de trabajo. En estos si vamos a entrar al detalle técnico que sea necesario para un
correcto seguimiento y control del proyecto. Pero recuerde, todos estamos
ocupados, y lo menos que necesita el proyecto es que nos pasemos horas y horas
encerrados en reuniones, o preparando y leyendo reportes. Necesitamos tiempo
para trabajar.
Los propietarios o clientes casi
siempre saber qué esperar de un reporte, y la mayoría de los “project managers”
saben qué debería ir en los reportes de estatus. Sin embargo, es de vital
importancia el diseño del plan de comunicación al inicio del proyecto. Deben
quedar muy claros los tipos de reportes, el nivel de detalle, la frecuencia,
las fuentes de información, los destinatarios, los canales de distribución.
Manténgalo lo más simple posible.
Si usted envía un reporte no quiere que la persona piense: y qué hago con toda
esta información? Los reportes son herramientas prácticas que nos permiten hacer
nuestro trabajo, analizar si todo marcha como queremos, o si necesitamos tomar
acciones correctivas, no una demostración de lenguaje técnico o destrezas de Excel.
Cambio y fuera
jueves, 11 de septiembre de 2014
Nueva era: el poder lo tiene el cliente.
El reciente
escándalo en que se está viendo envuelta la transnacional McDonalds en Asia, me
llamó poderosamente la atención. No por el tema en si mismo, sino por la visión
del enorme poder que ha ganado el cliente en esta era digital de redes
sociales.
Este escándalo
se dio cuando un reportero detectó que el proveedor de carne en China, estaba
cambiando las fechas de vencimiento y enviando carne podrida a los restaurantes
de varios clientes. El vídeo se hizo viral, y la noticia corrió como pólvora.
McDonald´s
decidió continuar con el proveedor, el cual es una filial de una empresa basada
en Estados Unidos, sólamente cambiando de planta de proceso. Mala decisión. El
asunto siguió vigente en las redes sociales y fue más allá de China.
La revista Forbes
indica que McDonald´s reportó un descenso en sus ventas en el mes de agosto del
14.5 % para la zona de APMEA (Asia-Pacific-Midddle East-Africa). Un evento
local está afectando un segmento enorme de su mercado que en el año 2013,
representó un 23 % de sus 28 billones de dólares de ventas. Imagínese lo que
esto le esta costando a la cadena de restaurantes. Aún no se sabe que tanto
puede seguir afectando otros mercados de la cadena.
Y esto es debido
a una sola razón: el poder del cliente en las redes sociales en internet. Los
clientes sienten que la cadena fue deshonesta al tratar el tema y no hizo lo
necesario.
Atrás quedaron
los años en que todo se ocultaba o no se atendían las quejas de los clientes.
Hace unos 15 años se decía que el efecto multiplicador de un cliente
insatisfecho era de 5. Hoy en día se habla de 25 o más. Esto solo por el efecto
comunicador de las redes sociales en su círculo de influencia. Si algo se torna
viral en las redes sociales, podemos ver las consecuencias con el ejemplo del
que hablo.
Por suerte esto
funciona para mal o para bien. Toda empresa debe tomarse en serio su conducta
de negocios. Podemos sacar provecho de estos efectos multiplicadores si
atendemos en forma correcta nuestra participación en las redes sociales, y si
actuamos de forma inmediata ante problemas o quejas que surjan. No es tarea
fácil, pero debe ser atendida.
Cambio y fuera.
Lo sencillo para mejorar la experiencia del huésped.
A veces, lo sencillo es lo más fácil de olvidar o ignorar.
Si usted se pone
a pensar en sus propias experiencias viajando, encontrará que sus pequeñas necesidades,
o los detalles pequeños, han sido parte importante de su grata experiencia como
huésped de un hotel.
Son simples, y
por supuesto no son los únicos.
INTERNET. Es realmente frustrante, para usted o los miembros de su familia, especialmente
en estos días que la conectividad es parte esencial de nuestras vidas, encontrar
una mala conección a internet. Esto hace que sus huéspedes se sientan incómodos
y probablemente influirá mucho en su percepción de la estadía. Esto es frecuentemente
ignorado en los hoteles, y se puede convertir en una ventaja competitiva para
su hotel si ofrece una buena conección.
TOMAS DE CORRIENTE. Todos andamos conectados en estos tiempos. Ofrezca a
su cliente suficientes tomas de corriente, que estén bien ubicados, para cargar
de 2 a 3 equipos.
Hágale la vida
fácil.
TELEVISIONES. Trate de mantener televisiones modernas en sus
habitaciones. Todo entra por la vista. Habla mucho de la vigencia de su hotel.
El huésped lo
agradecerá para esos ratos en que simplemente quiere tirarse en su cama y ver
televisión.
LO QUE LA MUJER QUIERE. Muchas mujeres necesitan amenidades extra. Un buen
espejo con iluminación para maquillarse, un secadora de pelo, espacio adecuado
en el baño para sus cosméticos, un buen espejo y buena iluminación en el baño.
Esto le servirá
para atraer el mercado femenino.
PUBLICIDAD BASURA. Nos gastamos miles de dólares decorando la habitación
de un hotel. Por qué llenarla con publicidad basura? No arruine la grata experiencia.
No limite el espacio utilizable de las mesas y muebles llenándolos de panfletos
publicitarios.
Utilice otros
medios para su publicidad.
Cambio y fuera.
martes, 9 de septiembre de 2014
Resumen del alcance de nuestros servicios en administración de proyectos
Lo que contemplan nuestros servicios.
Administración general.
- Coordinación y
enlace entre los propietarios y profesionales involucrados para la definición
del alcance del proyecto.
- Establecimiento con
los propietarios de las metas y alcance del proyecto.
- Coordinación de la
reunión de lanzamiento (kick off).
- Elaboración del
organigrama del proyecto.
- Elaboración de la
estructura detallada de trabajo (EDT).
- Establecer los
tipos de reunión y participantes de las reuniones necesarias.
- Elaboración de
agendas y minutas de reuniones de coordinación y Junta Directiva.
- Elaboración,
control, y ajuste del cronograma del proyecto.
- Elaboración,
control, y ajuste del presupuesto general del proyecto.
- Elaboración del
flujo de caja proyectado del proyecto.
- Participación en
reuniones de Junta Directiva o Comité Ejecutivo.
Planeamiento.
- Coordinación y
participación en el proceso de licitación u oferta de servicios de los
consultores a participar en el proyecto.
- Elaboración de las
guías de diseño (design brief).
- Coordinación de la
etapa de diseño.
- Coordinación y
participación en la elaboración del diseño de sitio.
- Coordinación y
participación en la elaboración de los planos constructivos.
- Asistencia en los
trámites de obtención de los permisos constructivos.
- Coordinación y
participación en la elaboración del esquema legal del proyecto.
- Coordinación y
participación en la elaboración de las proyecciones financieras del proyecto, y
la obtención de capital.
- Coordinación y
participación en redacción de reglamentos de condominio y presupuesto de operación proyectado del proyecto. Determinación de la cuota de mantenimiento.
- Elaboración del diagrama de
flujo de información y aprobación de documentos.
Ejecución y cierre.
- Coordinación y
participación en el proceso de licitación u oferta de servicios de loscontratistas
a participar en el proyecto.
- Coordinación de la
elaboración del presupuesto de construcción por parte de loscontratistas para
ser incorporado al presupuesto general.
- Control del
presupuesto del proyecto.
- Coordinación de la
contabilidad del proyecto.
- Coordinación con la
dirección técnica del proyecto.
- Coordinación de los
contratistas involucrados en el proyecto.
- Supervisión de la
inspección técnica del proyecto.
- Control de la
calidad de acuerdo a especificaciones.
- Control de cambios
en el alcance del proyecto.
- Control del avance
del cronograma.
- Recibo de obras y
elaboración del “Punch List”.
- Recibo oficial de
obras.
- Entrega de proyecto
a los propietarios.
- Entrega a propietarios o
usuarios finales de unidades.
Mercadeo y Ventas.
- Elaboración y
control del presupuesto de mercadeo y ventas.
- Coordinación de la
elaboración del plan de mercadeo.
- Coordinación de la
elaboración del plan de medios.
- Coordinación y
participación en elaboración de documentos legales de ventas.
- Supervisión y participación en
proceso de ventas.
Consultorías.
Adicionalmente podemos contratar consultorías específicas en las áreas
de planeamiento, proyección de presupuestos, cronogramas, o asistencia a Juntas
Directivas o Comités Ejecutivos. Sin importar la ubicación o país.
Usamos las más modernas herramientas tecnológicas para el control,
comunicación, y monitoreo de nuestros proyectos.
Etiquetas:
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martes, 2 de septiembre de 2014
Claridad, Colaboración: pasos básicos para un buen PM. A tiempo, en costo, y lo que acordamos.
Un proyecto necesita ciertos
pasos y procesos básicos, para estandarizar una estructura que evite desvíos
debidos a las diferentes percepciones y personalidades de los participantes.
Prepare su estructura con reglas
simples que cualquiera pueda entender, y defina las herramientas o aplicaciones
que se usarán. Esto evitará que cada integrante tome su propio rumbo,
alejándose del plan del equipo.
1.
Establecer el alcance claramente.
Asegúrese
que el alcance sea claramente definido en el documento llamado: Alcance Interno de Proyecto. Recuerde
que la satisfacción del cliente es primordial para el éxito. Este debe incluir:
·
Quién
es el cliente? Incluyendo página web del mismo.
·
La
persona a cargo del proyecto por parte del cliente.
·
El
organigrama del proyecto.
·
Qué
es el proyecto?
·
Cuál
es la meta principal?
·
Cuál
es el cronograma? Está holgado en caso de imprevistos? Hay presión de tiempo?
2.
Clarificación del contrato.
·
Alcances.
·
Quién
mantiene la copia firmada?.
·
Nombres
e información de contacto de los miembros del equipo de trabajo.
·
Se
requiere firma de acuerdo de condidencialidad de los miembros del equipo de
trabajo?.
·
Quienes
son los diseñadores y contratistas del proyecto?.
3.
Almacenamiento de información y
organización.
·
Preparar
otro documento que se llama: Información
Interna. Este explicará adonde se almacenará la información del proyecto.
Copias físicas, Dropbox, etc.
·
En
caso de usar herramientas en la nube (Dropbox), quienes tendrán acceso a la
información?.
·
Quién
administra estás herramientas?
·
Deberá
el cliente tener un archivo aparte?
4.
Pagos.
·
Procedimiento
de pagos de conttratistas y el cliente.
·
Todos
están enterados?
·
Está
el departamento de contabilidad enterado del proceso?
5.
Presupuesto.
·
Muchas
veces el presupuesto entero no es mostrado a todos los involucrados. Establecer
esto teniendo presente, que a mayor transparencia con el equipo de trabajo,
mejores resultados.
·
Hay
presión presupuestaria?
·
Hay
partida de gastos imprevistos? Quién los autoriza?
6.
Lanzamiento.
·
Está
preparada toda la información necesaria para la reunión interna de lanzamiento?
·
Está
la agenda preparada?
·
Está
preparada toda la información necesaria para la reunión con el cliente?
·
Asegúrese
que todos los participantes relevantes estén incluídos en la agenda para que
puedan exponer su área.
·
Asegúrese
que esta reunión con el cliente sea una sesión de trabajo. Aquí se definirán
puntos fundamentales para el proyecto.
7.
Comunicación y Organización.
·
Decidió
ya los canales de comunicación? Está lista la cuenta de Dropbox, Skype, o el
grupo de WhatsApp?
·
Tiene
listo un resúmen creativo del proyecto?
·
Qué
nombre se le pondrán a los archivos compartidos? Una buena idea es nombrarlos
con el nombre del proyecto y sub-archivos por áreas.
·
Cuáles
documentos están organizados y qué hace falta del cliente?
·
Entiende
cómo quiere el cliente los reportes del proyecto?
·
Están
los formatos y plantillas a usar listos?
·
Están
fijadas las fechas y horas de las reuniones de seguimiento?
·
Está
lista la información de contactos en Dropbox para que la puedan acceder todos
los participantes?
·
Cual
proyecto es similar a este? Úselo de
referencia y analícelo con su equipo para ver las similitudes y buenas
experiencias.
Cambio y fuera
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