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martes, 2 de septiembre de 2014

Claridad, Colaboración: pasos básicos para un buen PM. A tiempo, en costo, y lo que acordamos.

Un proyecto necesita ciertos pasos y procesos básicos, para estandarizar una estructura que evite desvíos debidos a las diferentes percepciones y personalidades de los participantes.
Prepare su estructura con reglas simples que cualquiera pueda entender, y defina las herramientas o aplicaciones que se usarán. Esto evitará que cada integrante tome su propio rumbo, alejándose del plan del equipo.



1.      Establecer el alcance claramente.
Asegúrese que el alcance sea claramente definido en el documento llamado: Alcance Interno de Proyecto. Recuerde que la satisfacción del cliente es primordial para el éxito. Este debe incluir:
·         Quién es el cliente? Incluyendo página web del mismo.
·         La persona a cargo del proyecto por parte del cliente.
·         El organigrama del proyecto.
·         Qué es el proyecto?
·         Cuál es la meta principal?
·         Cuál es el cronograma? Está holgado en caso de imprevistos? Hay presión de tiempo?

2.      Clarificación del contrato.
·         Alcances.
·         Quién mantiene la copia firmada?.
·         Nombres e información de contacto de los miembros del equipo de trabajo.
·         Se requiere firma de acuerdo de condidencialidad de los miembros del equipo de trabajo?.
·         Quienes son los diseñadores y contratistas del proyecto?.

3.      Almacenamiento de información y organización.
·         Preparar otro documento que se llama: Información Interna. Este explicará adonde se almacenará la información del proyecto. Copias físicas, Dropbox, etc.
·         En caso de usar herramientas en la nube (Dropbox), quienes tendrán acceso a la información?.
·         Quién administra estás herramientas?
·         Deberá el cliente tener un archivo aparte?

4.      Pagos.
·         Procedimiento de pagos de conttratistas y el  cliente.
·         Todos están enterados?
·         Está el departamento de contabilidad enterado del proceso?

5.      Presupuesto.
·         Muchas veces el presupuesto entero no es mostrado a todos los involucrados. Establecer esto teniendo presente, que a mayor transparencia con el equipo de trabajo, mejores resultados.
·         Hay presión presupuestaria?
·         Hay partida de gastos imprevistos? Quién los autoriza?

6.      Lanzamiento.
·         Está preparada toda la información necesaria para la reunión interna de lanzamiento?
·         Está la agenda preparada?
·         Está preparada toda la información necesaria para la reunión con el cliente?
·         Asegúrese que todos los participantes relevantes estén incluídos en la agenda para que puedan exponer su área.
·         Asegúrese que esta reunión con el cliente sea una sesión de trabajo. Aquí se definirán puntos fundamentales para el proyecto.

7.      Comunicación y Organización.
·         Decidió ya los canales de comunicación? Está lista la cuenta de Dropbox, Skype, o el grupo de WhatsApp?
·         Tiene listo un resúmen creativo del proyecto?
·         Qué nombre se le pondrán a los archivos compartidos? Una buena idea es nombrarlos con el nombre del proyecto y sub-archivos por áreas.
·         Cuáles documentos están organizados y qué hace falta del cliente?
·         Entiende cómo quiere el cliente los reportes del proyecto?
·         Están los formatos y plantillas a usar listos?
·         Están fijadas las fechas y horas de las reuniones de seguimiento?
·         Está lista la información de contactos en Dropbox para que la puedan acceder todos los participantes?
·         Cual proyecto es similar a este?  Úselo de referencia y analícelo con su equipo para ver las similitudes y buenas experiencias.


Cambio y fuera

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