Un proyecto necesita ciertos
pasos y procesos básicos, para estandarizar una estructura que evite desvíos
debidos a las diferentes percepciones y personalidades de los participantes.
Prepare su estructura con reglas
simples que cualquiera pueda entender, y defina las herramientas o aplicaciones
que se usarán. Esto evitará que cada integrante tome su propio rumbo,
alejándose del plan del equipo.
1.
Establecer el alcance claramente.
Asegúrese
que el alcance sea claramente definido en el documento llamado: Alcance Interno de Proyecto. Recuerde
que la satisfacción del cliente es primordial para el éxito. Este debe incluir:
·
Quién
es el cliente? Incluyendo página web del mismo.
·
La
persona a cargo del proyecto por parte del cliente.
·
El
organigrama del proyecto.
·
Qué
es el proyecto?
·
Cuál
es la meta principal?
·
Cuál
es el cronograma? Está holgado en caso de imprevistos? Hay presión de tiempo?
2.
Clarificación del contrato.
·
Alcances.
·
Quién
mantiene la copia firmada?.
·
Nombres
e información de contacto de los miembros del equipo de trabajo.
·
Se
requiere firma de acuerdo de condidencialidad de los miembros del equipo de
trabajo?.
·
Quienes
son los diseñadores y contratistas del proyecto?.
3.
Almacenamiento de información y
organización.
·
Preparar
otro documento que se llama: Información
Interna. Este explicará adonde se almacenará la información del proyecto.
Copias físicas, Dropbox, etc.
·
En
caso de usar herramientas en la nube (Dropbox), quienes tendrán acceso a la
información?.
·
Quién
administra estás herramientas?
·
Deberá
el cliente tener un archivo aparte?
4.
Pagos.
·
Procedimiento
de pagos de conttratistas y el cliente.
·
Todos
están enterados?
·
Está
el departamento de contabilidad enterado del proceso?
5.
Presupuesto.
·
Muchas
veces el presupuesto entero no es mostrado a todos los involucrados. Establecer
esto teniendo presente, que a mayor transparencia con el equipo de trabajo,
mejores resultados.
·
Hay
presión presupuestaria?
·
Hay
partida de gastos imprevistos? Quién los autoriza?
6.
Lanzamiento.
·
Está
preparada toda la información necesaria para la reunión interna de lanzamiento?
·
Está
la agenda preparada?
·
Está
preparada toda la información necesaria para la reunión con el cliente?
·
Asegúrese
que todos los participantes relevantes estén incluídos en la agenda para que
puedan exponer su área.
·
Asegúrese
que esta reunión con el cliente sea una sesión de trabajo. Aquí se definirán
puntos fundamentales para el proyecto.
7.
Comunicación y Organización.
·
Decidió
ya los canales de comunicación? Está lista la cuenta de Dropbox, Skype, o el
grupo de WhatsApp?
·
Tiene
listo un resúmen creativo del proyecto?
·
Qué
nombre se le pondrán a los archivos compartidos? Una buena idea es nombrarlos
con el nombre del proyecto y sub-archivos por áreas.
·
Cuáles
documentos están organizados y qué hace falta del cliente?
·
Entiende
cómo quiere el cliente los reportes del proyecto?
·
Están
los formatos y plantillas a usar listos?
·
Están
fijadas las fechas y horas de las reuniones de seguimiento?
·
Está
lista la información de contactos en Dropbox para que la puedan acceder todos
los participantes?
·
Cual
proyecto es similar a este? Úselo de
referencia y analícelo con su equipo para ver las similitudes y buenas
experiencias.
Cambio y fuera
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